Suhail IT Support
Ratgeber

IT-Onboarding: Neue Mitarbeiter technisch richtig einrichten

Konto, E-Mail, Lizenz, Gerät, Programme, Zugriffe und sichere Anmeldung: Was vor dem ersten Arbeitstag fertig sein sollte, damit niemand am Montagmorgen auf Zugänge wartet.

  • Für KMU, Vereine & Einrichtungen
  • Mit Checkliste
  • Inklusive MFA und Passwörtern
  • Vor Ort & remote

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Echte Kunden erzählen im VideoBüros, Vereine und Einrichtungen
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Suhail Haschemi richtet einen Arbeitsplatz ein
ZielAm ersten Tag arbeitsfähigStatt Zugänge nachreichen
Kurz beantwortet

Was IT-Onboarding bedeutet

Beim IT-Onboarding wird eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter technisch arbeitsfähig gemacht. Dazu gehören ein eigenes Benutzerkonto, eine geschäftliche E-Mail-Adresse, die benötigten Programme, passende Zugriffsrechte, ein vorbereitetes Gerät sowie ein sicheres Anmeldeverfahren wie die Mehrfaktor-Anmeldung. Idealerweise sind diese Punkte vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen und getestet.

  • 1

    Rolle zuerst klären

    Welche Aufgaben hat die Person? Daraus ergeben sich Programme, Ordner und Rechte. Ohne diese Information kann die IT nur raten.

  • 2

    Vorbereiten statt nachreichen

    Konto, Lizenz, Gerät und Zugriffe vor dem Start einrichten. Nachträgliches Freischalten kostet beide Seiten Zeit und wird oft vergessen.

  • 3

    Testen und notieren

    Einmal anmelden, drucken, an einer Besprechung teilnehmen. Und festhalten, was eingerichtet wurde, sonst weiß beim Austritt niemand, was zu entfernen ist.

Einordnung

Der technische Teil des Mitarbeiter-Onboardings

Während die Personalabteilung Vertrag, Einarbeitung und Vorstellung regelt, kümmert sich das IT-Onboarding um alles, was die Person zum Arbeiten braucht.

  • Benutzerkonto
  • E-Mail-Adresse
  • Microsoft 365 und Lizenz
  • Computer oder Laptop
  • Programme
  • Dateiablagen
  • Berechtigungen
  • Drucker
  • WLAN und Netzwerk
  • VPN, falls nötig
  • Mehrfaktor-Anmeldung
  • Passwort-Manager
  • Dokumentation

Der Maßstab ist einfach

Eine neue Mitarbeiterin sollte am ersten Arbeitstag nicht erst herausfinden müssen, welche Zugänge fehlen. Wenn sie sich anmelden, E-Mails abrufen, ihre Ordner öffnen und drucken kann, hat das Onboarding funktioniert.

Ablauf besprechen
Das sagen Kunden

Stimmen aus Betrieben und Einrichtungen

4,9 von 5 Sternen bei 17 Bewertungen. Vorne die Organisationen und Geschäftskunden, danach alle weiteren. Wörtlich übernommen, veröffentlicht auf Google.

Maik TascheGeschäftsführer, ZeitRaum Jugendhilfe e.V.
Google

Suhail hat unsere Microsoft-365-Umgebung eingerichtet, Benutzerkonten und Berechtigungen strukturiert und uns bei Outlook, Word, SharePoint, gemeinsamen Dateiablagen, Kalendern sowie Druckern und Scannern unterstützt.

Auszug aus der Google-Bewertung
Kaveh AhmadzadehBetreuungsbüro aus Köln
Google

Mein PC hat vorher überhaupt nicht mehr richtig funktioniert. Suhail hat das Problem gefunden und den Computer erfolgreich repariert. Jetzt läuft endlich wieder alles einwandfrei. Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit.

Veröffentlicht auf Google
Dietmar BreuerPrivatkunde aus Hürth
Google

Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe. Suhail hat top Fachwissen. Hier bekommt man 1a-Hilfe zum günstigen Preis! Immer wieder gerne!

Veröffentlicht auf Google
Alex ZockPrivatkunde aus Oberhausen
Google

Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Die Jungs haben mir bei der Optimierung meines WLANs mit UniFi geholfen. Seitdem habe ich im ganzen Haus eine stabile WLAN-Verbindung. Gerne wieder!

Veröffentlicht auf Google
RolfPrivatkunde aus Kerpen
Google

Wir hatten Probleme mit unserem WLAN, dem Internet sowie einigen Fragen zu Handy und Computer. Suhail hat sich alles ruhig angeschaut, die Verbindung verbessert und uns Schritt für Schritt erklärt, was gemacht wurde. Sehr empfehlenswert.

Veröffentlicht auf Google
ClaudiaPrivatkundin aus Kerpen
Google

Seit einigen Monaten hilft mir mein Sohn Suhail bei Problemen mit Computer, Internet und Handy. Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit. Ich fühle mich bei ihm sehr gut aufgehoben. Sehr empfehlenswert.

Veröffentlicht auf Google
Vorlauf

Was vor dem ersten Arbeitstag vorbereitet sein sollte

Diese Angaben braucht die IT, um überhaupt anfangen zu können. Je früher sie vorliegen, desto ruhiger wird der Start.

Information

Wer fängt an und wofür?

  • Name und Schreibweise für die E-Mail-Adresse
  • Rolle und Aufgabenbereich
  • Startdatum
  • Vollzeit, Teilzeit oder befristet
  • Standort oder Einrichtung
  • Wer ist fachliche Ansprechperson?

Nicht jede Person braucht dieselben Zugriffe. Die Rolle entscheidet, nicht die Gewohnheit.

Technik

Was muss bereitstehen?

  • Gerät vorhanden oder bestellt
  • Benutzerkonto und E-Mail-Adresse
  • Passende Lizenz verfügbar
  • Benötigte Programme bekannt
  • Teams und Gruppen festgelegt
  • Datei- und SharePoint-Zugriffe geklärt
  • Drucker und Netzwerk am Arbeitsplatz
  • Mehrfaktor-Anmeldung eingeplant
  • Besondere Fachanwendungen notiert
Grundlage

Jede Person braucht ein eigenes Benutzerkonto

Geteilte persönliche Konten wirken kurzfristig praktisch und machen später jede Zuordnung unmöglich.

Was ein eigenes Konto bringt

  • Nachvollziehbar, wer was geändert hat
  • Rechte lassen sich abstufen
  • Beim Austritt genügt ein Konto zu sperren
  • Persönliche Ablage bleibt getrennt
  • Mehrfaktor-Anmeldung funktioniert sauber

In Microsoft 365 bedeutet das

  • Benutzer anlegen
  • E-Mail-Adresse vergeben
  • Lizenz zuweisen
  • Mehrfaktor-Anmeldung einrichten
  • Gruppen zuordnen
  • Berechtigungen setzen
Schritt für Schritt

Microsoft 365 beim Onboarding

Diese Aufgaben fallen bei fast jeder neuen Person an. Sie lassen sich meist per Fernwartung erledigen, bevor das Gerät übergeben wird.

Konto erstellen

Benutzer anlegen, Anzeigename und Anmeldename festlegen, Startpasswort setzen, das beim ersten Login geändert wird.

Lizenz zuweisen

Die Lizenz bestimmt, welche Anwendungen und Dienste zur Verfügung stehen. Nicht jede Person braucht automatisch dieselbe.

Outlook einrichten

Postfach, Signatur, Kalenderfreigaben und gegebenenfalls Zugriff auf gemeinsame Postfächer.

Teams und Gruppen

Zuordnung zu den Teams, in denen die Person mitarbeitet. Darüber laufen auch Berechtigungen auf gemeinsame Dateien.

OneDrive und SharePoint

Persönlicher Speicher wird vorbereitet, Zugriff auf die gemeinsamen Bereiche nach Rolle vergeben.

Mehrfaktor-Anmeldung

Direkt beim Start einrichten, am besten gemeinsam bei der Übergabe des Geräts.

Welche Lizenz im Einzelfall passt, hängt vom tatsächlichen Bedarf ab. Ausführlich erklärt im Ratgeber zu Microsoft 365 für kleine Unternehmen.

Das Gerät

Laptop oder PC vorbereiten

Ein vorbereitetes Gerät bedeutet: anmelden, loslegen. Alles andere ist vorher erledigt und einmal getestet.

  • Betriebssystem aktuell, Updates installiert
  • Benutzerkonto eingerichtet und angemeldet
  • Benötigte Programme installiert, nichts darüber hinaus
  • Browser eingerichtet, Lesezeichen für interne Seiten
  • Drucker verbunden und Testdruck gemacht
  • Netzwerkzugang getestet, WLAN hinterlegt
  • Kamera, Mikrofon und Headset in einer Testbesprechung geprüft
  • Mehrfaktor-Anmeldung eingerichtet
  • Zugriff auf die benötigten Ordner geprüft
Zugriffe

Welche Rechte eine neue Person bekommen sollte

Berechtigungen sollten sich an der Rolle orientieren, nicht daran, was technisch am schnellsten freigegeben ist. Nur die Zugriffe vergeben, die für die Aufgabe nötig sind.

Verwaltung

Zugriff auf Verwaltungsunterlagen und die dafür vorgesehenen Ablagen, nicht automatisch auf Personalakten oder Projektordner.

Geschäftsführung

Weitergehende Einsicht, aber nicht zwingend Administratorrechte in Microsoft 365. Beides sind unterschiedliche Dinge.

Projekt- und Fachkräfte

Zugriff auf die Teams und Bereiche, in denen sie tatsächlich mitarbeiten. Bei Wechsel des Projekts wird das angepasst.

Neue Mitarbeitende allgemein

Starten mit dem, was die Rolle verlangt. Fehlt etwas, lässt es sich in Minuten ergänzen. Zu viel vergebene Rechte fallen dagegen selten auf.

Orientierung

Wo die neue Person ihre Dateien findet

Einer der häufigsten Startprobleme ist nicht fehlender Zugriff, sondern Unklarheit darüber, wo etwas liegt.

Persönliche Arbeitsdateien

Entwürfe und eigene Arbeitsstände gehören ins OneDrive der Person. Von dort lassen sie sich gezielt teilen, wenn sie fertig sind.

Gemeinsame Unterlagen

Unterlagen, die mehrere brauchen, liegen in der gemeinsamen Ablage, häufig in SharePoint, mit einer Ordnerstruktur, die sich an den Aufgaben orientiert. Wichtige Unternehmensdateien sollten nicht ausschließlich auf einem lokalen Rechner liegen.

Zeigen Sie der neuen Person am ersten Tag einmal die drei bis vier Orte, an denen sie wirklich arbeitet. Das erspart in der ersten Woche viele Rückfragen.

Echte Kundengeschichten

Kunden erzählen selbst

Sieben Kundinnen und Kunden berichten von ihrem Thema. Die Videos laden erst, wenn Sie sie starten.

PC & Cloud

Wie ich Karveys PC-Probleme lösen konnte

Problem

Karveys PC hatte Hardware-Probleme, startete nicht mehr zuverlässig und der Bildschirm blieb schwarz.

Zudem waren wichtige Daten nur lokal gespeichert.

Lösung

Ich habe die Hardware-Probleme behoben und den PC wieder funktionsfähig gemacht.

Zusätzlich wurde Google Drive eingerichtet, sodass wichtige Dateien automatisch zwischen PC und Cloud synchronisiert werden.

Ergebnis

  • PC wieder zuverlässig nutzbar
  • Hardware-Probleme behoben
  • Automatische Cloud-Synchronisierung
  • Wichtige Daten zusätzlich abgesichert
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Digitalisierung & WLAN

Wie ich Sonjas digitale Verwaltung & WLAN optimiert habe

Problem

Sonja verwaltet mehrere Immobilien und Ladenlokale. Viele Unterlagen zu Mietverhältnissen und Betriebskosten lagen noch auf Papier oder unübersichtlich gespeichert.

Zusätzlich war die WLAN-Abdeckung im Haus nicht überall zuverlässig, besonders über mehrere Etagen und durch massive Wände.

Lösung

Ich habe eine klare digitale Ordnerstruktur aufgebaut, die Unterlagen als PDF digitalisiert und nach Immobilie, Jahr und Dokumentenart organisiert, optimiert für Mac, iPad und Cloud.

Das WLAN wurde analysiert und mit einem per LAN angebundenen Speed Home WLAN in den schwach versorgten Bereichen verbessert.

Ergebnis

  • Stabilere Verbindung über mehrere Etagen
  • Weniger Papierchaos und Verwaltungsaufwand
  • Dokumente schneller auffindbar
  • Klare und einheitliche Ordnerstruktur
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Drucker & Organisation

Wie Michael Ordnung in Technik und Unterlagen brachte

Problem

Michael brauchte regelmäßig Unterstützung bei seiner Nebenkostenabrechnung und bei technischen Problemen im Alltag.

Dazu kamen Schwierigkeiten mit dem Drucker und der Einrichtung von Geräten, das kostete Zeit und Nerven.

Lösung

Vor Ort wurde die Nebenkostenabrechnung gemeinsam erstellt und strukturiert aufbereitet.

IT-Probleme wurden behoben, Geräte eingerichtet und ein passender Drucker beschafft und betriebsbereit gemacht.

Ergebnis

  • Nebenkostenabrechnung erfolgreich erstellt
  • Drucker angeschafft und eingerichtet
  • Technische Probleme gelöst
  • Persönlicher Ansprechpartner bei IT-Fragen
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WLAN & Computer

Wie Petra ihre WLAN- und PC-Probleme lösen konnte

Problem

Petra hatte wiederholt Probleme mit der Internetverbindung und ihrem WLAN.

Zusätzlich gab es technische Schwierigkeiten am PC, alltägliche Aufgaben wurden unnötig kompliziert und kosteten viel Zeit.

Lösung

Vor Ort wurden WLAN und Netzwerkverbindung überprüft und optimiert.

Die PC-Probleme wurden analysiert und behoben, damit wieder stabil und zuverlässig gearbeitet werden kann.

Ergebnis

  • Stabilere Internetverbindung
  • WLAN optimiert
  • PC-Probleme behoben
  • Mehr Ruhe im Alltag
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UniFi-Netzwerk

Wie Alex seine WLAN-Probleme lösen konnte

Problem

Alex hatte in seinem Haus immer wieder instabiles WLAN und schlechten Empfang auf mehreren Etagen sowie im Garten.

Die vorhandenen Repeater reichten für die vielen Smart-Home- und Netzwerkgeräte nicht mehr aus.

Lösung

Die alte WLAN-Lösung wurde durch ein professionelles UniFi-System ersetzt.

Dafür wurden Access Points installiert, per LAN angebunden und das gesamte Netzwerk eingerichtet und optimiert.

Ergebnis

  • Stabileres WLAN im ganzen Haus
  • Bessere Abdeckung auf allen Etagen
  • Zuverlässigere Verbindung für Smart-Home-Geräte
  • Zukunftssichere UniFi-Lösung
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WLAN & PasswörterKerpen

Wie Rolf und Claudia WLAN und Passwörter in den Griff bekamen

Problem

Rolf und Claudia hatten Probleme mit WLAN, Handy und Computer. Die Verbindung war oft schwach oder instabil.

Viele Passwörter lagen unübersichtlich herum, Anmeldungen bei E-Mail, Webseiten und Programmen wurden immer wieder schwierig.

Lösung

Vor Ort wurde das WLAN geprüft und mit einem WLAN-Verstärker stabiler gemacht.

Die Passwörter wurden sicher geordnet und mit Bitwarden in einem digitalen Passwort-Safe gespeichert.

Ergebnis

  • WLAN-Verbindung verbessert
  • WLAN-Verstärker eingerichtet
  • Handy- und Computerprobleme gelöst
  • Passwörter sicher geordnet
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WebsiteHürth

Wie Dietmar seine Website-Probleme endlich lösen konnte

Problem

Dietmar hatte schon länger Probleme mit seiner Internetseite, kleinere Änderungen und technische Fehler, bei denen ihm niemand richtig helfen wollte oder konnte.

Viele Anbieter hatten dafür keine Zeit, weil solche kleinen Aufgaben für sie nicht interessant genug sind.

Lösung

Nach einem kurzen Gespräch wurden die gewünschten Änderungen aufgenommen.

Die Probleme wurden zeitnah geprüft, angepasst und behoben. Schon nach kurzer Zeit funktionierte alles wie gewünscht.

Ergebnis

  • Website-Probleme behoben
  • Änderungen schnell umgesetzt
  • Unkomplizierte Zusammenarbeit
  • Website wieder sorgenfrei nutzbar
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Videos werden erst nach Klick geladen. Dabei wird eine Verbindung zu YouTube (erweiterter Datenschutzmodus) hergestellt.

Videos laden erst nach Klick. Problem, Lösung und Ergebnis stehen jeweils daneben als Text.

Ähnliches Problem schildern
Zugangsdaten

Passwörter nicht per Chat oder Tabelle verteilen

Zugangsdaten, die einmal durch einen Chatverlauf gegangen sind, bleiben dort. Für die Übergabe gibt es bessere Wege.

So übergeben

  • Startpasswort, das beim ersten Anmelden geändert wird
  • Übergabe persönlich oder über einen Passwort-Manager
  • Für jede Person eigene Zugangsdaten
  • Geteilte Zugänge nur dort, wo es technisch nicht anders geht, und dann dokumentiert
Mehrfaktor-Anmeldung

Gleich zu Beginn einrichten, nicht später

Zusätzlich zum Passwort wird eine zweite Bestätigung verlangt, meist über eine App auf dem Smartphone. Wer das beim Onboarding gemeinsam einrichtet, erspart sich später die Diskussion darüber, und ein abgefangenes Passwort allein reicht nicht mehr für den Zugriff.

Der Alltag

Drucker, WLAN und Netzwerk gehören dazu

Ein Arbeitsplatz ist erst fertig, wenn auch die alltäglichen Dinge funktionieren. Diese Punkte fallen sonst mitten in der ersten Arbeitswoche auf.

WLAN und LAN

Zugang am tatsächlichen Arbeitsplatz testen, nicht nur im Besprechungsraum.

WLAN-Hilfe

Drucker und Scanner

Verbinden, Testdruck machen, Scannen in den richtigen Ordner oder ans Postfach einrichten.

Drucker-Hilfe

Netzwerkordner und VPN

Falls es lokale Ablagen oder einen Zugang von außen gibt, beides vorab prüfen.

Netzwerk-Service

Besprechungen

Kamera, Mikrofon und Headset in einer echten Testbesprechung ausprobieren.

Remote-Support
Aus der Praxis

Sechs Fehler, die den Start verzögern

Keiner davon ist ungewöhnlich. Zusammen sorgen sie dafür, dass die erste Woche mit Warten statt mit Arbeiten beginnt.

Das Konto wird erst am ersten Arbeitstag angelegt

Folge

Die neue Person sitzt da und wartet, während nebenbei Konto, Lizenz und Zugriffe eingerichtet werden.

Besser

Spätestens zwei Tage vorher anlegen und einmal testweise anmelden.

Alle bekommen dieselben Rechte

Folge

Zugriffe auf Bereiche, die für die Aufgabe nicht nötig sind. Das fällt selten auf und bleibt dauerhaft bestehen.

Besser

Rechte nach Rolle vergeben und bei Bedarf gezielt erweitern.

Das Konto eines früheren Mitarbeiters wird kopiert

Folge

Alte Berechtigungen werden ungeprüft übernommen, inklusive aller Sonderfälle aus Jahren.

Besser

Mit einer geprüften Rollenvorlage starten statt mit einer Kopie.

Passwörter gehen per Chat raus

Folge

Zugangsdaten liegen dauerhaft in Verläufen, auf mehreren Geräten, oft auch privat.

Besser

Startpasswort persönlich übergeben, Änderung beim ersten Login erzwingen, danach Passwort-Manager.

Niemand testet den Arbeitsplatz

Folge

Drucker, Fachanwendung oder Ordnerzugriff fehlen und fallen erst im laufenden Betrieb auf.

Besser

Einmal komplett durchspielen: anmelden, Mail, Ordner, Drucken, Besprechung.

Nichts wird dokumentiert

Folge

Beim Austritt weiß niemand, welche Konten, Geräte und Rechte vergeben wurden.

Besser

Eine schlichte Übersicht pflegen: Person, Gerät, Konto, Lizenz, Gruppen, Datum.

Wiederholbar machen

Rollen einmal festlegen, danach wiederverwenden

Wer regelmäßig ähnliche Stellen besetzt, muss nicht jedes Mal neu überlegen. Eine Rollenvorlage hält fest, was dazugehört.

Was in einer Vorlage steht

  • Benötigte Programme
  • Teams und Gruppen
  • SharePoint-Bereiche
  • Gerätetyp und Zubehör
  • Standardzugänge
  • Lizenztyp

Typische Rollen

  • Verwaltung
  • Vertrieb
  • Geschäftsführung
  • Betreuung und Fachkräfte
  • Projektmitarbeit
  • Aushilfe oder Praktikum

Vorlagen sparen Zeit, ersetzen aber nicht das Hinschauen. Prüfen Sie die Berechtigungen bei jeder neuen Person einmal durch, besonders wenn sich Aufgaben geändert haben.

Besonderheit

Vereine, Einrichtungen und Träger

Dort ist das Thema oft dringender als in Betrieben vergleichbarer Größe, weil mehr Bewegung im Personal ist.

Warum es dort komplexer wird

  • Mehrere Einrichtungen oder Standorte
  • Teilzeitkräfte, Aushilfen und Ehrenamtliche
  • Häufigere Wechsel
  • Unterschiedliche Zugriffsrechte je Einrichtung
  • Fachanwendungen neben Microsoft 365

Was dort besonders hilft

Rollenvorlagen je Einrichtung, eine gemeinsame Übersicht über Konten und Geräte, und ein fester Ansprechpartner, der Zugänge anlegt und wieder schließt. Für gemeinnützige Organisationen lohnt zusätzlich der Blick auf vergünstigte Lizenzen.

Der Ablauf

IT-Onboarding in acht Schritten

So sieht der Ablauf aus, wenn er einmal festgelegt ist. Danach läuft er bei jeder neuen Person gleich.

  1. 1

    Bedarf erfassen

    Rolle, Startdatum, Standort und besondere Anwendungen klären.

  2. 2

    Benutzerkonto vorbereiten

    Konto anlegen, E-Mail-Adresse vergeben, Lizenz zuweisen.

  3. 3

    Gerät vorbereiten

    Updates, Programme, Anmeldung, Drucker und Netzwerk.

  4. 4

    Zugriffe vergeben

    Teams, Gruppen und Ablagen entsprechend der Rolle.

  5. 5

    Mehrfaktor-Anmeldung einrichten

    Zweiten Faktor gemeinsam einrichten und einmal durchspielen.

  6. 6

    Arbeitsplatz testen

    Anmelden, Mail, Ordner, Drucken, Besprechung. Einmal komplett.

  7. 7

    Dokumentieren

    Festhalten, was eingerichtet wurde, damit es beim Austritt nachvollziehbar bleibt.

  8. 8

    Übergeben

    Gerät und Zugänge übergeben, kurz zeigen, wo was liegt, Ansprechpartner nennen.

Zum Abhaken

IT-Onboarding-Checkliste

Ausdrucken oder abschreiben. Wenn alles abgehakt ist, kann die neue Person am ersten Tag arbeiten.

  • Benutzerkonto erstellt
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse eingerichtet
  • Lizenz zugewiesen
  • Mehrfaktor-Anmeldung aktiviert
  • Gerät vorbereitet und angemeldet
  • Updates installiert
  • Benötigte Programme eingerichtet
  • Teams und Gruppen zugewiesen
  • SharePoint-Zugriffe geprüft
  • OneDrive eingerichtet
  • Drucker verbunden und getestet
  • Netzwerk und WLAN getestet
  • Passwort-Manager vorbereitet
  • Besondere Fachanwendungen getestet
  • Einrichtung dokumentiert
  • Ansprechpartner für IT-Fragen genannt
Nachvollziehbarkeit

Was festgehalten werden sollte, und warum

Eine schlichte Übersicht genügt. Sie zahlt sich spätestens dann aus, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Diese Angaben reichen

  • Name und Rolle
  • Gerät mit Kennzeichnung
  • Benutzerkonto und E-Mail-Adresse
  • Zugewiesene Lizenz
  • Gruppen und Berechtigungen
  • Besondere Systeme und Fachanwendungen
  • Datum der Einrichtung

Passwörter gehören nicht in diese Übersicht, sondern in einen Passwort-Manager.

Onboarding und Offboarding gehören zusammen

Was beim Eintritt vergeben wird, muss beim Austritt kontrolliert wieder entfernt werden: Konto sperren, Zugriffe entziehen, Daten übergeben, Lizenz freigeben, Gerät zurücknehmen.

Wer Benutzer sauber anlegt, kann sie später auch sauber deaktivieren.

Zuständigkeit

Wer sollte das IT-Onboarding übernehmen?

Möglich sind drei Wege: eine interne IT, eine benannte Person im Team oder ein externer Dienstleister. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeit festgelegt ist.

Intern sinnvoll

Wenn es jemanden gibt, der die Systeme kennt, Zeit dafür hat und auch bei Rückfragen erreichbar ist. In kleinen Teams ist das oft die Geschäftsführung, und genau dort fehlt die Zeit.

Extern sinnvoll bei

  • keiner eigenen IT-Abteilung
  • regelmäßigen Zu- und Abgängen
  • Microsoft 365, das verwaltet werden muss
  • mehreren Geräten und Standorten
  • Berechtigungen, die unübersichtlich geworden sind
Aus einem echten Projekt

Benutzer und Berechtigungen bei einem Träger der Jugendhilfe

Das Beispiel stammt von einem Kunden, der seine Bewertung öffentlich bei Google hinterlassen hat. Das Ergebnis ist wörtlich zitiert.

ZeitRaum Jugendhilfe e.V.

Maik Tasche, Geschäftsführer

Problem
Eine über Jahre gewachsene IT, in der Benutzerkonten, Berechtigungen und Dateiablagen nicht durchgängig geordnet waren.
Aufgabe
Microsoft 365 so aufsetzen, dass Konten, Rechte und Ablagen nachvollziehbar sind, und dabei die Kosten im Blick behalten.
Umsetzung
Microsoft 365 eingerichtet, Benutzer und Berechtigungen strukturiert, Ablagen sortiert und geprüft, welche Lizenzen für gemeinnützige Organisationen in Frage kommen.
Ergebnis, wörtlich aus der Google-Bewertung
„Er hat geprüft, welche kostenlosen oder vergünstigten Lösungen für uns möglich sind und uns dadurch geholfen, laufende Kosten zu reduzieren.“
Passende Leistung
Microsoft 365, IT für Jugendhilfe und weitere Referenzen
Alle Bewertungen

Alle 17 Bewertungen im Original

Wörtlich übernommen, nichts umformuliert.

Bewertungen auf Google

Organisationen, Geschäfts- und Privatkunden

  • RolfPrivatkunde aus Kerpen
    Google-Bewertung

    „Die Zusammenarbeit war sehr angenehm, verständlich und zuverlässig.“

    Wir hatten Probleme mit unserem WLAN, dem Internet sowie einigen Fragen zu Handy und Computer.

    Suhail hat sich alles ruhig angeschaut, die Verbindung verbessert und uns Schritt für Schritt erklärt, was gemacht wurde.

    Besonders geholfen hat uns, dass unsere Passwörter jetzt sicher und ordentlich gespeichert sind. Dadurch finden wir alles schneller wieder und fühlen uns deutlich sicherer.

    Sehr empfehlenswert.

  • ClaudiaPrivatkundin aus Kerpen
    Google-Bewertung

    „Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit.“

    Seit einigen Monaten hilft mir mein Sohn Suhail bei Problemen mit Computer, Internet und Handy.

    Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit. Ich fühle mich bei ihm sehr gut aufgehoben. Sehr empfehlenswert.

  • Dietmar BreuerPrivatkunde aus Hürth
    Google-Bewertung

    „Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe.“

    Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe. Suhail hat top Fachwissen. Hier bekommt man 1a-Hilfe zum günstigen Preis! Immer wieder gerne!

    „Ich hatte einige Probleme mit meiner Website und kam selbst nicht mehr weiter. Die Probleme wurden schnell behoben und jetzt funktioniert wieder alles einwandfrei. Ich kann meine Website wieder problemlos nutzen und bearbeiten. Vielen Dank für die schnelle Hilfe!“

  • Alex ZockPrivatkunde aus Oberhausen
    Google-Bewertung

    „Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Gerne wieder!“

    Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Die Jungs haben mir bei der Optimierung meines WLANs mit UniFi geholfen.

    Seitdem habe ich im ganzen Haus eine stabile WLAN-Verbindung. Gerne wieder!

  • Kaveh AhmadzadehBetreuungsbüro aus Köln
    Google-Bewertung

    „Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit.“

    Ich bin mit dem Service von Suhail IT Support Köln sehr zufrieden. Mein PC hat vorher überhaupt nicht mehr richtig funktioniert. Suhail hat das Problem gefunden und den Computer erfolgreich repariert. Jetzt läuft endlich wieder alles einwandfrei.

    Man merkt sofort, dass er sich sowohl mit Hardware als auch mit Software sehr gut auskennt. Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit. Ich kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen.

  • Petra GeißlerPrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Ich kann mir eine Beratung und Hilfe nicht besser vorstellen!“

    Ich benötigte schon öfter die sofortige Hilfe für meine Arbeit. Mir wurde alles so erklärt, dass ich die Programme alleine bearbeiten konnte.

    Jetzt aktuell habe ich ständig Probleme mit meinem neuen Computer, die mit Hilfe von Suhail sofort und verständlich gelöst wurden.

    Ich kann mir eine Beratung und Hilfe nicht besser vorstellen.

  • Maik TascheGeschäftsführer, ZeitRaum Jugendhilfe
    Google-Bewertung

    „Absolute Empfehlung für Suhail IT Support“

    Absolute Empfehlung für Suhail IT Support im Raum Köln, Hürth und Umgebung!

    Wir haben für unseren Verein ZeitRaum Jugendhilfe e.V. Unterstützung bei der Digitalisierung und Neuorganisation unserer IT benötigt und sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden.

    Suhail hat unsere Microsoft-365-Umgebung eingerichtet, Benutzerkonten und Berechtigungen strukturiert und uns bei Outlook, Word, SharePoint, gemeinsamen Dateiablagen, Kalendern sowie Druckern und Scannern unterstützt. Auch bei Fragen zu Arbeitsplätzen, Geräten und verschiedenen IT-Prozessen konnten wir uns jederzeit an ihn wenden.

    Besonders hilfreich war seine Erfahrung mit Microsoft 365 für Nonprofit-Organisationen. Er hat geprüft, welche kostenlosen oder vergünstigten Lösungen für uns möglich sind und uns dadurch geholfen, laufende Kosten zu reduzieren.

    Was ihn besonders auszeichnet, ist die Kombination aus IT-Know-how, unternehmerischem Denken und einem sehr guten Verständnis für KI und Automatisierung. Er schaut nicht nur, wie man ein technisches Problem löst, sondern auch, wie man Abläufe langfristig einfacher, effizienter und günstiger gestalten kann. Dabei geht es immer darum, Zeit, Geld und Nerven zu sparen.

    Er denkt sich schnell in bestehende Prozesse hinein und schlägt Lösungen vor, die auch wirtschaftlich Sinn ergeben. Man hat nicht das Gefühl, dass einem unnötige Software oder teure Technik verkauft werden soll.

    Auch für Unternehmen, Vereine oder Selbstständige, die keine eigene IT-Abteilung haben und eine laufende IT-Betreuung benötigen, ist Suhail IT Support aus unserer Sicht eine sehr gute Anlaufstelle. Egal ob Microsoft 365, Benutzerverwaltung, IT-Support, Druckerprobleme, Netzwerk, Digitalisierung, KI, Automatisierung oder allgemeine technische Fragen: Man hat einen festen Ansprechpartner, der sich kümmert und die eigene IT mit der Zeit immer besser kennt.

    Gerade eine solche laufende IT-Betreuung ist für kleinere Organisationen sehr wertvoll, weil Probleme schneller gelöst werden können und man sich nicht bei jedem neuen Thema wieder einen anderen Dienstleister suchen muss.

    Suhail arbeitet zuverlässig, lösungsorientiert und erklärt technische Themen verständlich. Auch bei kurzfristigen Fragen versucht er schnell eine passende Lösung zu finden.

    Wir können ihn daher besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen, Vereinen, sozialen Einrichtungen, Kanzleien, Praxen und Selbstständigen im Raum Köln, Hürth, Bonn und Umgebung empfehlen, die einen persönlichen IT-Dienstleister oder eine langfristige IT-Betreuung suchen.

    Wir werden auch zukünftig gerne mit Suhail IT Support zusammenarbeiten.

    Klare 5 Sterne und eine uneingeschränkte Weiterempfehlung.

  • Ute RynarzewskiCEO, CLARA VIA
    Google-Bewertung

    „Besonders schätze ich seine Kompetenz!“

    Herr Haschemi unterstützt mich nunmehr seit über einem Jahr und war in dieser Zeit stets ein zuverlässiger Ansprechpartner. Bei technischen Herausforderungen hat er schnell reagiert und immer passende Lösungen gefunden.

    Darüber hinaus hat er für mich Landingpages, meine Web-Seite sowie Flyer und Visitenkarten erstellt und meine Wünsche stets entsprechend umgesetzt.

    Besonders schätze ich seine Kompetenz, seine Geduld und seine lösungsorientierte Arbeitsweise.

  • Heely NuriVersicherungsmaklerin, Allianz-Agentur in Köln
    Google-Bewertung

    „Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden!“

    Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden! Er hat wirklich super Arbeit geleistet und ich habe mich rundum bestens aufgehoben gefühlt. Alles wurde zuverlässig, professionell und zu meiner vollsten Zufriedenheit erledigt.

    Ich kann Suhail wirklich blind weiterempfehlen und würde mich jederzeit wieder an ihn wenden. Vielen Dank für den großartigen Service und die tolle Arbeit!

  • Sonja Wolff-KattwinkelImmobilienmaklerin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Sehr guter und zuverlässiger IT-Support!“

    Sehr guter und zuverlässiger IT-Support! Sehr kompetent, geduldig und hilfsbereit bei allen Fragen. Nimmt sich Zeit und erklärt alles verständlich. Absolut empfehlenswert!

  • Christine FischerPrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Absolute Empfehlung für Suhail!“

    Absolute Empfehlung für Suhail! Er hat meinen HP-Drucker schnell wieder eingerichtet und alle Probleme zuverlässig behoben. Außerdem kennt er sich bestens mit Laptops, Handys, Fernsehern und allgemeinem IT-Support aus.

    Er arbeitet sehr professionell, erklärt alles verständlich und nimmt sich Zeit für seine Kunden. Wer einen kompetenten IT-Service in Köln sucht, ist bei Suhail genau richtig.

    Ich werde ihn jederzeit wieder beauftragen und kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen. Vielen Dank für die tolle Hilfe!

  • Wolfgang HeistersPrivatkunde aus Köln
    Google-Bewertung

    „Top Mann! Kann ich nur empfehlen!!“

    Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden. Er hat meinen Canon Drucker schnell und professionell eingerichtet, die Verbindung zur FRITZBOX hergestellt und alle zuverlässig behoben.

    Außerdem hat er sich viel Zeit genommen, alles verständlich erklärt. Top Mann! Kann ich nur empfehlen!!

  • Michael LuhrImmobilienverwalter aus Köln
    Google-Bewertung

    „Man merkt sofort, dass er Erfahrung hat und gerne Menschen hilft.“

    Suhail hat mir bereits bei vielen technischen und organisatorischen Themen geholfen. Ob Computerprobleme, Internet, Drucker einrichten oder Unterstützung bei der Nebenkostenabrechnung, er war immer zuverlässig, geduldig und lösungsorientiert.

    Besonders schätze ich seine freundliche Art und dass er alles verständlich erklärt. Man merkt sofort, dass er Erfahrung hat und gerne Menschen hilft.

    Sehr kommunikativ, professionell und menschlich einfach ein super Typ.

    Klare Empfehlung!

  • Erwin WolfPrivatkunde aus Köln
    Google-Bewertung

    „Besonders für ältere Menschen ist sein IT-Support sehr zu empfehlen“

    Sehr guter und zuverlässiger IT-Support. Suhail hat bei uns die Telefonanlage mit der FRITZ!Box eingerichtet, die Telefone verbunden und alles vollständig eingerichtet. Zusätzlich hat er uns beim Drucker, Computer und Smartphone geholfen und alles verständlich und geduldig erklärt.

    Besonders für ältere Menschen ist sein IT-Support sehr zu empfehlen. Freundlich, zuverlässig und kompetent. Bei weiteren technischen Problemen werden wir uns gerne wieder an Suhail IT Support Köln wenden. Klare Empfehlung!

  • RenatePrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Man merkt, dass er Ahnung hat und gerne hilft“

    Suhail hat mir schon oft bei Technikproblemen geholfen. Ob Internet, Computer, Handy oder Drucker einrichten, er findet immer eine Lösung und erklärt alles verständlich.

    Besonders gut finde ich seine ruhige Art und dass er sich wirklich Zeit nimmt.

    Man merkt, dass er Ahnung hat und gerne hilft.

    Klare Empfehlung!

  • Simone JägerPrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Meine Erwartung wurde übertroffen“

    Meine Erwartung wurde übertroffen .

    Es war ein sehr informatives Training! Vielen Dank für die Geduld!!!

    Super Hilfe bei meinen Mac-Problemen! Mir wurde nicht nur alles eingerichtet und meine E-Mail-Probleme gelöst, sondern auch verständlich erklärt, wie ich meinen Mac im Alltag richtig bediene. Sehr geduldig, freundlich und kompetent. Kann ich nur weiterempfehlen!

  • Christoph EmundsPrivatkunde aus Köln
    Google-Bewertung

    „Schnell und unkompliziert bei einem Druckerproblem geholfen“

    Hallo an Alle!

    Heute wurde mir schnell und unkompliziert von Suhail bei einem Druckerproblem geholfen.

    Vielen Dank und weiter so :)

Auf einen Blick

IT-Onboarding: die Fakten

Zum IT-Onboarding gehören Benutzerkonto, geschäftliche E-Mail, passende Lizenz, vorbereitetes Gerät, benötigte Programme, rollengerechte Zugriffsrechte und die Mehrfaktor-Anmeldung. Ziel ist ein Arbeitsplatz, der vor dem ersten Arbeitstag vollständig eingerichtet und einmal getestet wurde.

Thema
IT-Onboarding neuer Mitarbeitender
Geeignet für
Kleine Unternehmen, Vereine und soziale Einrichtungen
Typische Aufgaben
Benutzerkonto, E-Mail, Gerät, Programme, Berechtigungen, Microsoft 365 und Mehrfaktor-Anmeldung
Ziel
Arbeitsplatz vor dem Start technisch vorbereiten und testen
Anbieter
Suhail IT Support, Hürth bei Köln
Ansprechpartner
Suhail Haschemi
Betreuung
Vor Ort und je nach Aufgabe remote
Belege
17 Google-Bewertungen mit 4,9 von 5 Sternen und Kundenvideos
Häufige Fragen

Häufige Fragen zum IT-Onboarding

Was ist IT-Onboarding?

IT-Onboarding ist der technische Teil des Mitarbeiter-Onboardings. Dabei wird eine neue Person arbeitsfähig gemacht: Benutzerkonto, E-Mail, Lizenz, Gerät, Programme, Zugriffsrechte und sichere Anmeldung.

Was gehört zum IT-Onboarding eines neuen Mitarbeiters?

Benutzerkonto und geschäftliche E-Mail-Adresse, passende Lizenz, vorbereitetes Gerät mit den benötigten Programmen, Zugriff auf die richtigen Ablagen und Teams, Drucker und Netzwerk, Mehrfaktor-Anmeldung sowie eine kurze Dokumentation.

Wann sollte der Arbeitsplatz vorbereitet werden?

Möglichst vor dem ersten Arbeitstag, idealerweise ein bis zwei Tage vorher. Dann bleibt Zeit, den Arbeitsplatz einmal komplett zu testen, statt am Starttag zu improvisieren.

Braucht jeder Mitarbeiter ein eigenes Benutzerkonto?

Ja. Nur so sind Änderungen nachvollziehbar, Rechte abstufbar und das Konto beim Ausscheiden sauber zu schließen. Geteilte persönliche Zugänge machen all das unmöglich.

Wie richtet man Microsoft 365 für einen neuen Mitarbeiter ein?

Benutzer anlegen, E-Mail-Adresse vergeben, Lizenz zuweisen, Mehrfaktor-Anmeldung einrichten, Teams und Gruppen zuordnen, Zugriff auf die passenden SharePoint-Bereiche geben und OneDrive vorbereiten. Das meiste davon geht per Fernwartung.

Welche Programme braucht ein neuer Mitarbeiter?

Das hängt von der Rolle ab. Üblich sind Office-Anwendungen, Browser und die Fachanwendungen des Bereichs. Zusätzliche Software sollte nur installiert werden, wenn sie tatsächlich gebraucht wird.

Welche Zugriffsrechte sollte ein Mitarbeiter erhalten?

Nur die, die für seine Aufgabe nötig sind. Berechtigungen sollten sich an der Rolle orientieren, nicht daran, was technisch am schnellsten freigegeben ist. Fehlendes lässt sich in Minuten ergänzen, zu viel Vergebenes fällt selten auf.

Was ist MFA?

MFA steht für Mehrfaktor-Authentifizierung. Zusätzlich zum Passwort wird eine zweite Bestätigung verlangt, meist über eine App auf dem Smartphone. Sie sollte direkt beim Onboarding eingerichtet werden, nicht später.

Wie sollten Passwörter übergeben werden?

Mit einem Startpasswort, das beim ersten Anmelden geändert wird, übergeben persönlich oder über einen Passwort-Manager. Nicht per Chat, E-Mail oder in einer Tabelle, weil Zugangsdaten dort dauerhaft liegen bleiben.

Wer übernimmt das IT-Onboarding?

Entweder eine interne IT, eine dafür benannte Person im Team oder ein externer Dienstleister. Wichtig ist weniger, wer es macht, als dass die Zuständigkeit eindeutig geklärt ist.

Kann IT-Onboarding extern durchgeführt werden?

Ja. Konto, Lizenz, Berechtigungen und Microsoft 365 lassen sich per Fernwartung einrichten. Für die Vorbereitung und Übergabe des Geräts ist ein Termin vor Ort sinnvoll.

Was sollte beim Onboarding dokumentiert werden?

Person und Rolle, Gerät, Benutzerkonto, Lizenz, Gruppen und Berechtigungen, besondere Systeme sowie das Datum der Einrichtung. Passwörter gehören nicht in diese Übersicht, sondern in einen Passwort-Manager.

Wie funktioniert IT-Onboarding bei mehreren Standorten?

Mit Rollenvorlagen je Standort oder Einrichtung und einer gemeinsamen Übersicht über Konten und Geräte. So bekommt jede Person die Zugriffe ihres Bereichs, ohne dass pauschal alles freigegeben wird.

Was passiert später beim Offboarding?

Beim Austritt wird das Konto gesperrt, Zugriffe werden entzogen, Unternehmensdaten gesichert und übergeben, die Lizenz freigegeben und das Gerät zurückgenommen. Wer beim Onboarding dokumentiert hat, weiß genau, was zu tun ist.

Über den Autor

Wer diesen Ratgeber geschrieben hat

Suhail Haschemi, Inhaber von Suhail IT Support

Suhail Haschemi

Inhaber von Suhail IT Support

Hintergrund

Dualer Student der Wirtschaftsinformatik bei der Deutschen Telekom, davor abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Praxis in E-Commerce und Online-Marketing.

Praxis

Einrichtung von Arbeitsplätzen und Benutzerkonten für kleine Unternehmen, Vereine und Träger der Jugendhilfe, dazu Microsoft 365, Benutzerverwaltung, Netzwerke sowie Digitalisierung wiederkehrender Abläufe.

Kontakt

Neue Mitarbeiter sollen am ersten Tag arbeiten können

Wenn Benutzer, Geräte, Microsoft 365 und Berechtigungen bei jeder neuen Person erneut improvisiert werden, lohnt sich ein festgelegter Ablauf. Schildern Sie kurz, wie oft bei Ihnen jemand anfängt und welche Systeme dabei eine Rolle spielen.

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