Suhail IT Support
Ratgeber

OneDrive oder SharePoint: Wo sollten Unternehmen Dateien speichern?

Beide speichern Dateien, sie haben aber unterschiedliche Aufgaben. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied, zeigt welche Unterlagen wohin gehören und was beim Wechsel von Mitarbeitenden passiert.

  • OneDrive verständlich
  • SharePoint verständlich
  • Mit Vergleich und Checkliste
  • Vor Ort & remote

Lieber anrufen? +49 176 80340286

Echte Kunden erzählen im VideoBüros, Vereine und Einrichtungen
1 / 17
Suhail Haschemi, Microsoft-365-Betreuung
FaustregelPersönlich oder gemeinsamDas entscheidet den Ort
Kurz beantwortet

Der Unterschied in drei Sätzen

OneDrive eignet sich vor allem für persönliche Arbeitsdateien eines einzelnen Benutzers. SharePoint ist für gemeinsam genutzte Unternehmens- und Teamdateien gedacht. Wenn mehrere Personen dauerhaft mit denselben Dokumenten arbeiten, ist SharePoint in vielen Fällen die sinnvollere zentrale Ablage. Welche Ablage im Einzelfall passt, hängt davon ab, wem die Dateien gehören, wer sie benötigt und wie lange sie unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden verfügbar bleiben müssen.

  • 1

    Wem gehört die Datei?

    Einer Person oder der Organisation? Das ist die erste und wichtigste Frage.

  • 2

    Wer braucht sie?

    Nur Sie selbst, oder arbeiten mehrere damit, jetzt oder später?

  • 3

    Wie lange muss sie bleiben?

    Muss das Dokument auch verfügbar sein, wenn die Person nicht mehr im Unternehmen ist?

Gegenüberstellung

OneDrive und SharePoint im direkten Vergleich

Beide gehören zu Microsoft 365 und speichern Dateien. Unterschiedlich ist, wem die Inhalte zugeordnet sind und wie der Zugriff organisiert wird.

MerkmalOneDriveSharePoint
ZweckPersönlicher ArbeitsbereichGemeinsamer Arbeitsbereich
ZuordnungGehört zu einem BenutzerkontoGehört einem Team oder der Organisation
Typische NutzerEine PersonTeam, Abteilung, ganzer Betrieb
Gemeinsame DateienMöglich über einzelne FreigabenVorgesehener Standardfall
BerechtigungenPro Datei oder Ordner freigegebenPro Bereich, meist über Gruppen
MitarbeiterwechselInhalte müssen geprüft und übergeben werdenBereich bleibt bestehen, nur Zugriffe ändern sich
TeamarbeitFür kurze Abstimmungen geeignetFür dauerhafte Zusammenarbeit gedacht
Persönliche EntwürfeGut geeignetMeist unnötig
UnternehmensdokumenteAls Dauerlösung ungünstigDafür vorgesehen
Das sagen Kunden

Stimmen aus Betrieben und Einrichtungen

4,9 von 5 Sternen bei 17 Bewertungen. Vorne die Organisationen und Geschäftskunden, danach alle weiteren. Wörtlich übernommen, veröffentlicht auf Google.

Maik TascheGeschäftsführer, ZeitRaum Jugendhilfe e.V.
Google

Suhail hat unsere Microsoft-365-Umgebung eingerichtet, Benutzerkonten und Berechtigungen strukturiert und uns bei Outlook, Word, SharePoint, gemeinsamen Dateiablagen, Kalendern sowie Druckern und Scannern unterstützt.

Auszug aus der Google-Bewertung
Kaveh AhmadzadehBetreuungsbüro aus Köln
Google

Mein PC hat vorher überhaupt nicht mehr richtig funktioniert. Suhail hat das Problem gefunden und den Computer erfolgreich repariert. Jetzt läuft endlich wieder alles einwandfrei. Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit.

Veröffentlicht auf Google
Dietmar BreuerPrivatkunde aus Hürth
Google

Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe. Suhail hat top Fachwissen. Hier bekommt man 1a-Hilfe zum günstigen Preis! Immer wieder gerne!

Veröffentlicht auf Google
Alex ZockPrivatkunde aus Oberhausen
Google

Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Die Jungs haben mir bei der Optimierung meines WLANs mit UniFi geholfen. Seitdem habe ich im ganzen Haus eine stabile WLAN-Verbindung. Gerne wieder!

Veröffentlicht auf Google
RolfPrivatkunde aus Kerpen
Google

Wir hatten Probleme mit unserem WLAN, dem Internet sowie einigen Fragen zu Handy und Computer. Suhail hat sich alles ruhig angeschaut, die Verbindung verbessert und uns Schritt für Schritt erklärt, was gemacht wurde. Sehr empfehlenswert.

Veröffentlicht auf Google
ClaudiaPrivatkundin aus Kerpen
Google

Seit einigen Monaten hilft mir mein Sohn Suhail bei Problemen mit Computer, Internet und Handy. Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit. Ich fühle mich bei ihm sehr gut aufgehoben. Sehr empfehlenswert.

Veröffentlicht auf Google
Teil 1

Was OneDrive ist

OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher eines Microsoft-365-Benutzers. Er gehört organisatorisch zu genau einem Benutzerkonto und wird meist mit dem eigenen Gerät synchronisiert.

Typische Nutzung

  • Persönliche Arbeitsdateien
  • Entwürfe
  • Eigene Notizen und Auswertungen
  • Dateien, an denen zunächst nur eine Person arbeitet
  • Synchronisation auf das eigene Gerät

Was daraus folgt

OneDrive ist gut für persönliche Arbeitsdateien, aber nicht automatisch die beste dauerhafte Ablage für gemeinsam genutzte Unternehmensdokumente. Sobald mehrere Personen regelmäßig mit einer Datei arbeiten, wächst der Aufwand für Freigaben, und die Datei bleibt an ein einzelnes Konto gebunden.

Teil 2

Was SharePoint ist

SharePoint ist für Inhalte gedacht, die einer Organisation oder einem Team gehören und nicht nur einer einzelnen Person. Für kleine Unternehmen reicht dabei ein kleiner Teil des Funktionsumfangs völlig aus.

Wofür es genutzt wird

  • Gemeinsame Unternehmensdateien
  • Teamordner
  • Abteilungsablagen
  • Dokumentenbibliotheken
  • Berechtigungen pro Bereich
  • Strukturierte Zusammenarbeit

Was im Alltag zählt

Die Dateien bleiben dort, auch wenn jemand das Unternehmen verlässt. Der Zugriff wird über Gruppen geregelt statt über einzelne Freigaben, und wer neu dazukommt, bekommt mit der Gruppe automatisch die passenden Bereiche.

Entscheidungshilfe

Wann OneDrive sinnvoll ist

Wenn eine Datei hauptsächlich einer Person als Arbeitsdatei dient, kann OneDrive sinnvoll sein.

  • Ein Entwurf, der noch nicht fertig ist
  • Eigene Arbeitsnotizen und Zwischenstände
  • Persönliche Auswertungen und Vorbereitungen
  • Temporäre Unterlagen für eine einzelne Aufgabe
  • Dateien, bevor sie gemeinsam veröffentlicht werden
Entscheidungshilfe

Wann SharePoint sinnvoll ist

Wenn Dateien mehreren Personen oder der Organisation selbst gehören, ist eine gemeinsame Ablage meist sinnvoller.

  • Gemeinsame Teamdokumente
  • Unternehmensvorlagen
  • Verwaltungs- und Personalunterlagen mit passenden Berechtigungen
  • Projektunterlagen, an denen mehrere arbeiten
  • Dateien, die bei einem Mitarbeiterwechsel erhalten bleiben sollen
  • Unterlagen, die auch Jahre später auffindbar sein müssen
Der Klassiker

Wenn alles im OneDrive der Geschäftsführung liegt

Diese Situation entsteht fast immer gleich: Am Anfang legt eine Person alles ab, später teilt sie einzelne Ordner, und über die Jahre wächst daraus die Firmenablage.

So sieht es aus

Gewachsen, nicht geplant

  • Alle Dateien im OneDrive einer Person
  • Andere arbeiten über Freigaben
  • Die Struktur ist über Jahre entstanden
  • Unklar, wem welche Datei gehört
  • Zugriffe hängen an persönlichen Freigaben
Die Einordnung

Technisch möglich, organisatorisch mühsam

Das funktioniert oft jahrelang. Schwierig wird es, wenn jemand neu dazukommt und alle Freigaben einzeln gesetzt werden müssen, wenn die Person im Urlaub ist, oder wenn sie das Unternehmen verlässt.

Der Umzug nach SharePoint ist deshalb selten dringend, aber fast immer eine Erleichterung, sobald mehr als zwei Personen mit denselben Unterlagen arbeiten.

Der Praxistest

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Eine zentrale Unternehmensablage reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Benutzerkonten. Liegen wichtige Unterlagen nur im persönlichen OneDrive, muss beim Austritt jedes Mal geprüft werden, was davon noch gebraucht wird.

Dateien im persönlichen OneDrive

  • Welche Dateien sind für das Unternehmen relevant?
  • Wem sollen sie künftig gehören?
  • Müssen sie übertragen werden?
  • Welche Freigaben bestehen und an wen?

Dateien in SharePoint

Der Bereich bleibt bestehen, die Dateien ebenso. Zu tun ist nur, die Person aus den Gruppen zu entfernen. Das ist der eigentliche Unterschied im Alltag, und er fällt genau dann auf, wenn es unpassend ist.

Echte Kundengeschichten

Kunden erzählen selbst

Sieben Kundinnen und Kunden berichten von ihrem Thema. Die Videos laden erst, wenn Sie sie starten.

PC & Cloud

Wie ich Karveys PC-Probleme lösen konnte

Problem

Karveys PC hatte Hardware-Probleme, startete nicht mehr zuverlässig und der Bildschirm blieb schwarz.

Zudem waren wichtige Daten nur lokal gespeichert.

Lösung

Ich habe die Hardware-Probleme behoben und den PC wieder funktionsfähig gemacht.

Zusätzlich wurde Google Drive eingerichtet, sodass wichtige Dateien automatisch zwischen PC und Cloud synchronisiert werden.

Ergebnis

  • PC wieder zuverlässig nutzbar
  • Hardware-Probleme behoben
  • Automatische Cloud-Synchronisierung
  • Wichtige Daten zusätzlich abgesichert
Auf YouTube ansehen
Digitalisierung & WLAN

Wie ich Sonjas digitale Verwaltung & WLAN optimiert habe

Problem

Sonja verwaltet mehrere Immobilien und Ladenlokale. Viele Unterlagen zu Mietverhältnissen und Betriebskosten lagen noch auf Papier oder unübersichtlich gespeichert.

Zusätzlich war die WLAN-Abdeckung im Haus nicht überall zuverlässig, besonders über mehrere Etagen und durch massive Wände.

Lösung

Ich habe eine klare digitale Ordnerstruktur aufgebaut, die Unterlagen als PDF digitalisiert und nach Immobilie, Jahr und Dokumentenart organisiert, optimiert für Mac, iPad und Cloud.

Das WLAN wurde analysiert und mit einem per LAN angebundenen Speed Home WLAN in den schwach versorgten Bereichen verbessert.

Ergebnis

  • Stabilere Verbindung über mehrere Etagen
  • Weniger Papierchaos und Verwaltungsaufwand
  • Dokumente schneller auffindbar
  • Klare und einheitliche Ordnerstruktur
Auf YouTube ansehen
Drucker & Organisation

Wie Michael Ordnung in Technik und Unterlagen brachte

Problem

Michael brauchte regelmäßig Unterstützung bei seiner Nebenkostenabrechnung und bei technischen Problemen im Alltag.

Dazu kamen Schwierigkeiten mit dem Drucker und der Einrichtung von Geräten, das kostete Zeit und Nerven.

Lösung

Vor Ort wurde die Nebenkostenabrechnung gemeinsam erstellt und strukturiert aufbereitet.

IT-Probleme wurden behoben, Geräte eingerichtet und ein passender Drucker beschafft und betriebsbereit gemacht.

Ergebnis

  • Nebenkostenabrechnung erfolgreich erstellt
  • Drucker angeschafft und eingerichtet
  • Technische Probleme gelöst
  • Persönlicher Ansprechpartner bei IT-Fragen
Auf YouTube ansehen
WLAN & Computer

Wie Petra ihre WLAN- und PC-Probleme lösen konnte

Problem

Petra hatte wiederholt Probleme mit der Internetverbindung und ihrem WLAN.

Zusätzlich gab es technische Schwierigkeiten am PC, alltägliche Aufgaben wurden unnötig kompliziert und kosteten viel Zeit.

Lösung

Vor Ort wurden WLAN und Netzwerkverbindung überprüft und optimiert.

Die PC-Probleme wurden analysiert und behoben, damit wieder stabil und zuverlässig gearbeitet werden kann.

Ergebnis

  • Stabilere Internetverbindung
  • WLAN optimiert
  • PC-Probleme behoben
  • Mehr Ruhe im Alltag
Auf YouTube ansehen
UniFi-Netzwerk

Wie Alex seine WLAN-Probleme lösen konnte

Problem

Alex hatte in seinem Haus immer wieder instabiles WLAN und schlechten Empfang auf mehreren Etagen sowie im Garten.

Die vorhandenen Repeater reichten für die vielen Smart-Home- und Netzwerkgeräte nicht mehr aus.

Lösung

Die alte WLAN-Lösung wurde durch ein professionelles UniFi-System ersetzt.

Dafür wurden Access Points installiert, per LAN angebunden und das gesamte Netzwerk eingerichtet und optimiert.

Ergebnis

  • Stabileres WLAN im ganzen Haus
  • Bessere Abdeckung auf allen Etagen
  • Zuverlässigere Verbindung für Smart-Home-Geräte
  • Zukunftssichere UniFi-Lösung
Auf YouTube ansehen
WLAN & PasswörterKerpen

Wie Rolf und Claudia WLAN und Passwörter in den Griff bekamen

Problem

Rolf und Claudia hatten Probleme mit WLAN, Handy und Computer. Die Verbindung war oft schwach oder instabil.

Viele Passwörter lagen unübersichtlich herum, Anmeldungen bei E-Mail, Webseiten und Programmen wurden immer wieder schwierig.

Lösung

Vor Ort wurde das WLAN geprüft und mit einem WLAN-Verstärker stabiler gemacht.

Die Passwörter wurden sicher geordnet und mit Bitwarden in einem digitalen Passwort-Safe gespeichert.

Ergebnis

  • WLAN-Verbindung verbessert
  • WLAN-Verstärker eingerichtet
  • Handy- und Computerprobleme gelöst
  • Passwörter sicher geordnet
Auf YouTube ansehen
WebsiteHürth

Wie Dietmar seine Website-Probleme endlich lösen konnte

Problem

Dietmar hatte schon länger Probleme mit seiner Internetseite, kleinere Änderungen und technische Fehler, bei denen ihm niemand richtig helfen wollte oder konnte.

Viele Anbieter hatten dafür keine Zeit, weil solche kleinen Aufgaben für sie nicht interessant genug sind.

Lösung

Nach einem kurzen Gespräch wurden die gewünschten Änderungen aufgenommen.

Die Probleme wurden zeitnah geprüft, angepasst und behoben. Schon nach kurzer Zeit funktionierte alles wie gewünscht.

Ergebnis

  • Website-Probleme behoben
  • Änderungen schnell umgesetzt
  • Unkomplizierte Zusammenarbeit
  • Website wieder sorgenfrei nutzbar
Auf YouTube ansehen

Videos werden erst nach Klick geladen. Dabei wird eine Verbindung zu YouTube (erweiterter Datenschutzmodus) hergestellt.

Videos laden erst nach Klick. Problem, Lösung und Ergebnis stehen jeweils daneben als Text.

Ähnliches Problem schildern
Zugriffe

Nicht jeder muss alles sehen

Berechtigungen lassen sich nach Team, Abteilung, Rolle, Projekt oder Standort organisieren. Das Prinzip: so einfach wie möglich, so differenziert wie nötig.

Geschäftsführung

Einsicht in die kaufmännischen Bereiche, nicht zwangsläufig in jeden Projektordner.

Verwaltung

Eigener Bereich für Belege, Rechnungen und Organisation.

Personal

Eng begrenzt, nur die zuständigen Personen.

Projektteams und Externe

Zugriff auf den jeweiligen Projektbereich, nach Projektende wieder entfernt.

Für die meisten kleinen Betriebe reichen vier bis sechs Bereiche. Jede weitere Verfeinerung kostet mehr Pflege, als sie an Übersicht bringt.

Zusammenhang

Was Microsoft Teams mit SharePoint zu tun hat

Teams ist die Oberfläche für Zusammenarbeit, SharePoint übernimmt bei Teamdateien häufig die eigentliche Dateiablage. Wenn Sie in einem Team auf „Dateien" klicken, sehen Sie in vielen Fällen eine SharePoint-Dokumentenbibliothek, nur in anderer Darstellung.

Was das praktisch bedeutet

  • Dateien aus einem Teamkanal liegen im zugehörigen SharePoint-Bereich
  • Wer im Team ist, hat dadurch meist auch Zugriff auf diese Dateien
  • Ein neues Team erzeugt in der Regel einen neuen Ablagebereich

Woran man dabei denken sollte

Wer für jede Kleinigkeit ein neues Team anlegt, erzeugt damit auch jedes Mal eine neue Ablage. Nach einem Jahr ist dann nicht mehr klar, in welchem Team welche Unterlagen liegen. Weniger, dafür gut benannte Teams sind im Alltag übersichtlicher.

Kein Entweder-oder

Beide Dienste gemeinsam nutzen

Ein sauberes Microsoft-365-Konzept nutzt beide Dienste für unterschiedliche Aufgaben. Die Frage lautet nicht, welcher der bessere ist, sondern wofür man welchen verwendet.

  • 1

    Entwurf

    Die Kollegin schreibt ein Angebot vor und arbeitet dabei im eigenen OneDrive.

  • 2

    Abstimmung

    Zur Durchsicht teilt sie die Datei oder legt sie direkt in den Projektbereich.

  • 3

    Endfassung

    Das fertige Angebot liegt im gemeinsamen Bereich, auffindbar für alle, die es brauchen.

Aufbau

Wie eine gemeinsame Ablage aufgebaut sein sollte

Es gibt keine Struktur, die für alle passt. Diese Prinzipien bewähren sich aber fast überall.

Prinzipien

  • Wenige, klar benannte Hauptbereiche
  • Namen, die auch Neue sofort verstehen
  • Keine unnötig tiefen Ordnerketten
  • Pro Bereich eine zuständige Person
  • Berechtigungen bewusst setzen, nicht nebenbei
  • Nichts doppelt ablegen
  • Eine einfache Regel, an die sich alle halten

Beispiel, kein Muss

Unternehmen
→ Verwaltung
→ Projekte
→ Kunden
→ Personal
→ Vorlagen

Das ist ein Beispiel zur Orientierung und keine Pflichtstruktur. In einem Verein heißen die Bereiche anders als in einer Agentur, und das ist auch richtig so.

Kleinigkeit mit Wirkung

Dateinamen, die man wiederfindet

Die beste Ablagestruktur nützt wenig, wenn in jedem Ordner drei Versionen mit ähnlichem Namen liegen.

  • Verständliche Namen statt Abkürzungen, die nur eine Person kennt
  • Im Team einheitlich benennen
  • Keine Namen wie final_final_neu2
  • Datum nur, wenn es wirklich hilft, dann in der Form Jahr-Monat-Tag
  • Versionsstände nutzen statt Kopien anzulegen
Häufige Verwechslung

SharePoint-Dateien im Explorer

SharePoint-Bibliotheken lassen sich je nach Einrichtung synchronisieren und erscheinen dann im Windows Explorer, genau wie OneDrive-Ordner.

Deshalb sehen beide gleich aus

Die Synchronisation übernimmt derselbe OneDrive-Client. Daraus folgt aber nicht, dass OneDrive und SharePoint dasselbe sind. Der Ordner im Explorer sagt nichts darüber aus, wem die Dateien gehören und wie die Zugriffe geregelt sind.

Dateiablage prüfen lassen
Einordnung

Versionen, Papierkorb und das Thema Sicherung

Microsoft 365 bietet je nach Dienst Funktionen wie Versionsstände, Papierkorb und zeitlich begrenzte Wiederherstellung. Synchronisation, Versionierung und Backup sind dabei drei unterschiedliche Konzepte.

Was die Funktionen leisten

Ein versehentlich überschriebenes Dokument lässt sich meist über die Versionsgeschichte zurückholen, ein gelöschtes über den Papierkorb. Wie lange das möglich ist, hängt von Dienst und Einstellung ab.

Was Sie festlegen sollten

Unternehmen sollten bewusst festlegen, welche Wiederherstellungsanforderungen sie haben und ob zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich sind. Das ist eine Entscheidung, keine Standardeinstellung.

Aus der Praxis

Sechs Fehler bei der Dateiablage

Diese Muster sehe ich regelmäßig. Alle lassen sich auflösen, am einfachsten, bevor viele Dateien betroffen sind.

Alles liegt im OneDrive einer Person

Problem

Die gesamte Firmenablage hängt an einem Benutzerkonto.

Besser

Gemeinsame Unterlagen in einen Teambereich verschieben, persönliche Entwürfe im OneDrive belassen.

Jeder bekommt Zugriff auf alles

Problem

Unnötig breite Rechte, bei Personalunterlagen auch heikel.

Besser

Wenige Bereiche mit klar zugeordneten Gruppen statt einer großen Freigabe.

Jeder baut seine eigene Ordnerstruktur

Problem

Dieselben Unterlagen liegen je nach Person an unterschiedlichen Stellen.

Besser

Einmal gemeinsam festlegen, wie die Hauptbereiche heißen, und das kurz dokumentieren.

Dateien werden zusätzlich per E-Mail verschickt

Problem

Es entstehen mehrere Versionen derselben Datei, und niemand weiß, welche gilt.

Besser

Den Link zur Datei teilen statt der Datei selbst.

SharePoint wird ohne Konzept eingeführt

Problem

Neues System, alte Unordnung, dazu Frust im Team.

Besser

Erst Struktur und Zuständigkeiten klären, danach umziehen.

Dateien liegen lokal, im OneDrive und in SharePoint

Problem

Unklar, welche Fassung die aktuelle ist.

Besser

Einen Ort als führend festlegen und die anderen Kopien auflösen.

Umzug

Nicht einfach alles hochladen

Erst Struktur festlegen, danach Daten verschieben. Wer eine gewachsene Ordnerablage unverändert hochlädt, hat danach dieselbe Unordnung, nur online.

  • Was wird tatsächlich noch gebraucht?
  • Welche Dateien liegen doppelt vor?
  • Welche Struktur soll künftig gelten?
  • Wer braucht auf welchen Bereich Zugriff?
  • Welche Bereiche sind sensibel und müssen eng bleiben?
  • Was kann archiviert statt mitgenommen werden?
Beim Start

Was neue Mitarbeitende brauchen

Eine gute Ablagestruktur zeigt sich daran, wie schnell jemand Neues zurechtkommt.

  • Zugriff auf die richtigen SharePoint-Bereiche
  • Mitgliedschaft in den passenden Teams
  • Zuordnung zu den richtigen Gruppen
  • Eingerichtetes OneDrive
  • Kurze Einweisung, wo was liegt
Besonderheit

Vereine, Träger und soziale Einrichtungen

Dort arbeiten oft mehrere Einrichtungen mit denselben Vorlagen, aber unterschiedlichen Unterlagen. Eine gemeinsame Ablage mit getrennten Bereichen ist deshalb meist die bessere Wahl.

Bereiche, die sich bewähren

  • Verwaltung
  • Je Einrichtung ein Bereich
  • Personal
  • Projekte und Förderungen
  • Vorlagen für alle
  • Teams für die laufende Abstimmung

Warum das dort wichtiger ist

Wechselnde Fachkräfte, Teilzeit, Ehrenamtliche und mehrere Standorte führen dazu, dass persönliche Freigaben schnell unübersichtlich werden. Mit Gruppen je Einrichtung bleibt nachvollziehbar, wer worauf zugreift.

Zum Abhaken

Checkliste für Ihre Dateiablage

Zwölf Punkte. Was Sie nicht sicher beantworten können, ist der beste Startpunkt.

  • Persönliche und gemeinsame Dateien sind getrennt
  • Unternehmensdateien hängen nicht nur an einzelnen Benutzerkonten
  • Die SharePoint-Struktur ist auch für Neue verständlich
  • Teams und Ablagebereiche sind sinnvoll zugeordnet
  • Berechtigungen sind nachvollziehbar
  • Zugriffe ehemaliger Mitarbeitender wurden geprüft
  • Wichtige Dokumente sind zentral auffindbar
  • Dateinamen sind verständlich und einheitlich
  • Unnötige Dubletten wurden reduziert
  • Für jeden Bereich gibt es eine zuständige Person
  • Alle wissen, wo neue Dateien abgelegt werden sollen
  • Wiederherstellung und Sicherung wurden einmal durchdacht
Aus einem echten Projekt

Ablagen sortieren bei einem Träger der Jugendhilfe

Das Beispiel stammt von einem Kunden, der seine Bewertung öffentlich bei Google hinterlassen hat. Das Ergebnis ist wörtlich zitiert.

ZeitRaum Jugendhilfe e.V.

Maik Tasche, Geschäftsführer

Problem
Dateiablagen, Benutzerkonten und Berechtigungen waren über die Jahre gewachsen, ohne dass eine gemeinsame Struktur festgelegt worden wäre.
Aufgabe
Microsoft 365 so einrichten, dass Unterlagen auffindbar sind und Zugriffe nachvollziehbar bleiben, bei gleichzeitigem Blick auf die Kosten.
Umsetzung
Microsoft 365 eingerichtet, Benutzer und Berechtigungen strukturiert, Ablagen sortiert und geprüft, welche Lizenzen für gemeinnützige Organisationen in Frage kommen.
Ergebnis, wörtlich aus der Google-Bewertung
„Er hat geprüft, welche kostenlosen oder vergünstigten Lösungen für uns möglich sind und uns dadurch geholfen, laufende Kosten zu reduzieren.“
Passende Leistung
Microsoft 365, IT für Jugendhilfe und weitere Referenzen
Alle Bewertungen

Alle 17 Bewertungen im Original

Wörtlich übernommen, nichts umformuliert.

Bewertungen auf Google

Organisationen, Geschäfts- und Privatkunden

  • RolfPrivatkunde aus Kerpen
    Google-Bewertung

    „Die Zusammenarbeit war sehr angenehm, verständlich und zuverlässig.“

    Wir hatten Probleme mit unserem WLAN, dem Internet sowie einigen Fragen zu Handy und Computer.

    Suhail hat sich alles ruhig angeschaut, die Verbindung verbessert und uns Schritt für Schritt erklärt, was gemacht wurde.

    Besonders geholfen hat uns, dass unsere Passwörter jetzt sicher und ordentlich gespeichert sind. Dadurch finden wir alles schneller wieder und fühlen uns deutlich sicherer.

    Sehr empfehlenswert.

  • ClaudiaPrivatkundin aus Kerpen
    Google-Bewertung

    „Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit.“

    Seit einigen Monaten hilft mir mein Sohn Suhail bei Problemen mit Computer, Internet und Handy.

    Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit. Ich fühle mich bei ihm sehr gut aufgehoben. Sehr empfehlenswert.

  • Dietmar BreuerPrivatkunde aus Hürth
    Google-Bewertung

    „Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe.“

    Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe. Suhail hat top Fachwissen. Hier bekommt man 1a-Hilfe zum günstigen Preis! Immer wieder gerne!

    „Ich hatte einige Probleme mit meiner Website und kam selbst nicht mehr weiter. Die Probleme wurden schnell behoben und jetzt funktioniert wieder alles einwandfrei. Ich kann meine Website wieder problemlos nutzen und bearbeiten. Vielen Dank für die schnelle Hilfe!“

  • Alex ZockPrivatkunde aus Oberhausen
    Google-Bewertung

    „Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Gerne wieder!“

    Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Die Jungs haben mir bei der Optimierung meines WLANs mit UniFi geholfen.

    Seitdem habe ich im ganzen Haus eine stabile WLAN-Verbindung. Gerne wieder!

  • Kaveh AhmadzadehBetreuungsbüro aus Köln
    Google-Bewertung

    „Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit.“

    Ich bin mit dem Service von Suhail IT Support Köln sehr zufrieden. Mein PC hat vorher überhaupt nicht mehr richtig funktioniert. Suhail hat das Problem gefunden und den Computer erfolgreich repariert. Jetzt läuft endlich wieder alles einwandfrei.

    Man merkt sofort, dass er sich sowohl mit Hardware als auch mit Software sehr gut auskennt. Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit. Ich kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen.

  • Petra GeißlerPrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Ich kann mir eine Beratung und Hilfe nicht besser vorstellen!“

    Ich benötigte schon öfter die sofortige Hilfe für meine Arbeit. Mir wurde alles so erklärt, dass ich die Programme alleine bearbeiten konnte.

    Jetzt aktuell habe ich ständig Probleme mit meinem neuen Computer, die mit Hilfe von Suhail sofort und verständlich gelöst wurden.

    Ich kann mir eine Beratung und Hilfe nicht besser vorstellen.

  • Maik TascheGeschäftsführer, ZeitRaum Jugendhilfe
    Google-Bewertung

    „Absolute Empfehlung für Suhail IT Support“

    Absolute Empfehlung für Suhail IT Support im Raum Köln, Hürth und Umgebung!

    Wir haben für unseren Verein ZeitRaum Jugendhilfe e.V. Unterstützung bei der Digitalisierung und Neuorganisation unserer IT benötigt und sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden.

    Suhail hat unsere Microsoft-365-Umgebung eingerichtet, Benutzerkonten und Berechtigungen strukturiert und uns bei Outlook, Word, SharePoint, gemeinsamen Dateiablagen, Kalendern sowie Druckern und Scannern unterstützt. Auch bei Fragen zu Arbeitsplätzen, Geräten und verschiedenen IT-Prozessen konnten wir uns jederzeit an ihn wenden.

    Besonders hilfreich war seine Erfahrung mit Microsoft 365 für Nonprofit-Organisationen. Er hat geprüft, welche kostenlosen oder vergünstigten Lösungen für uns möglich sind und uns dadurch geholfen, laufende Kosten zu reduzieren.

    Was ihn besonders auszeichnet, ist die Kombination aus IT-Know-how, unternehmerischem Denken und einem sehr guten Verständnis für KI und Automatisierung. Er schaut nicht nur, wie man ein technisches Problem löst, sondern auch, wie man Abläufe langfristig einfacher, effizienter und günstiger gestalten kann. Dabei geht es immer darum, Zeit, Geld und Nerven zu sparen.

    Er denkt sich schnell in bestehende Prozesse hinein und schlägt Lösungen vor, die auch wirtschaftlich Sinn ergeben. Man hat nicht das Gefühl, dass einem unnötige Software oder teure Technik verkauft werden soll.

    Auch für Unternehmen, Vereine oder Selbstständige, die keine eigene IT-Abteilung haben und eine laufende IT-Betreuung benötigen, ist Suhail IT Support aus unserer Sicht eine sehr gute Anlaufstelle. Egal ob Microsoft 365, Benutzerverwaltung, IT-Support, Druckerprobleme, Netzwerk, Digitalisierung, KI, Automatisierung oder allgemeine technische Fragen: Man hat einen festen Ansprechpartner, der sich kümmert und die eigene IT mit der Zeit immer besser kennt.

    Gerade eine solche laufende IT-Betreuung ist für kleinere Organisationen sehr wertvoll, weil Probleme schneller gelöst werden können und man sich nicht bei jedem neuen Thema wieder einen anderen Dienstleister suchen muss.

    Suhail arbeitet zuverlässig, lösungsorientiert und erklärt technische Themen verständlich. Auch bei kurzfristigen Fragen versucht er schnell eine passende Lösung zu finden.

    Wir können ihn daher besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen, Vereinen, sozialen Einrichtungen, Kanzleien, Praxen und Selbstständigen im Raum Köln, Hürth, Bonn und Umgebung empfehlen, die einen persönlichen IT-Dienstleister oder eine langfristige IT-Betreuung suchen.

    Wir werden auch zukünftig gerne mit Suhail IT Support zusammenarbeiten.

    Klare 5 Sterne und eine uneingeschränkte Weiterempfehlung.

  • Ute RynarzewskiCEO, CLARA VIA
    Google-Bewertung

    „Besonders schätze ich seine Kompetenz!“

    Herr Haschemi unterstützt mich nunmehr seit über einem Jahr und war in dieser Zeit stets ein zuverlässiger Ansprechpartner. Bei technischen Herausforderungen hat er schnell reagiert und immer passende Lösungen gefunden.

    Darüber hinaus hat er für mich Landingpages, meine Web-Seite sowie Flyer und Visitenkarten erstellt und meine Wünsche stets entsprechend umgesetzt.

    Besonders schätze ich seine Kompetenz, seine Geduld und seine lösungsorientierte Arbeitsweise.

  • Heely NuriVersicherungsmaklerin, Allianz-Agentur in Köln
    Google-Bewertung

    „Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden!“

    Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden! Er hat wirklich super Arbeit geleistet und ich habe mich rundum bestens aufgehoben gefühlt. Alles wurde zuverlässig, professionell und zu meiner vollsten Zufriedenheit erledigt.

    Ich kann Suhail wirklich blind weiterempfehlen und würde mich jederzeit wieder an ihn wenden. Vielen Dank für den großartigen Service und die tolle Arbeit!

  • Sonja Wolff-KattwinkelImmobilienmaklerin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Sehr guter und zuverlässiger IT-Support!“

    Sehr guter und zuverlässiger IT-Support! Sehr kompetent, geduldig und hilfsbereit bei allen Fragen. Nimmt sich Zeit und erklärt alles verständlich. Absolut empfehlenswert!

  • Christine FischerPrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Absolute Empfehlung für Suhail!“

    Absolute Empfehlung für Suhail! Er hat meinen HP-Drucker schnell wieder eingerichtet und alle Probleme zuverlässig behoben. Außerdem kennt er sich bestens mit Laptops, Handys, Fernsehern und allgemeinem IT-Support aus.

    Er arbeitet sehr professionell, erklärt alles verständlich und nimmt sich Zeit für seine Kunden. Wer einen kompetenten IT-Service in Köln sucht, ist bei Suhail genau richtig.

    Ich werde ihn jederzeit wieder beauftragen und kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen. Vielen Dank für die tolle Hilfe!

  • Wolfgang HeistersPrivatkunde aus Köln
    Google-Bewertung

    „Top Mann! Kann ich nur empfehlen!!“

    Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden. Er hat meinen Canon Drucker schnell und professionell eingerichtet, die Verbindung zur FRITZBOX hergestellt und alle zuverlässig behoben.

    Außerdem hat er sich viel Zeit genommen, alles verständlich erklärt. Top Mann! Kann ich nur empfehlen!!

  • Michael LuhrImmobilienverwalter aus Köln
    Google-Bewertung

    „Man merkt sofort, dass er Erfahrung hat und gerne Menschen hilft.“

    Suhail hat mir bereits bei vielen technischen und organisatorischen Themen geholfen. Ob Computerprobleme, Internet, Drucker einrichten oder Unterstützung bei der Nebenkostenabrechnung, er war immer zuverlässig, geduldig und lösungsorientiert.

    Besonders schätze ich seine freundliche Art und dass er alles verständlich erklärt. Man merkt sofort, dass er Erfahrung hat und gerne Menschen hilft.

    Sehr kommunikativ, professionell und menschlich einfach ein super Typ.

    Klare Empfehlung!

  • Erwin WolfPrivatkunde aus Köln
    Google-Bewertung

    „Besonders für ältere Menschen ist sein IT-Support sehr zu empfehlen“

    Sehr guter und zuverlässiger IT-Support. Suhail hat bei uns die Telefonanlage mit der FRITZ!Box eingerichtet, die Telefone verbunden und alles vollständig eingerichtet. Zusätzlich hat er uns beim Drucker, Computer und Smartphone geholfen und alles verständlich und geduldig erklärt.

    Besonders für ältere Menschen ist sein IT-Support sehr zu empfehlen. Freundlich, zuverlässig und kompetent. Bei weiteren technischen Problemen werden wir uns gerne wieder an Suhail IT Support Köln wenden. Klare Empfehlung!

  • RenatePrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Man merkt, dass er Ahnung hat und gerne hilft“

    Suhail hat mir schon oft bei Technikproblemen geholfen. Ob Internet, Computer, Handy oder Drucker einrichten, er findet immer eine Lösung und erklärt alles verständlich.

    Besonders gut finde ich seine ruhige Art und dass er sich wirklich Zeit nimmt.

    Man merkt, dass er Ahnung hat und gerne hilft.

    Klare Empfehlung!

  • Simone JägerPrivatkundin aus Köln
    Google-Bewertung

    „Meine Erwartung wurde übertroffen“

    Meine Erwartung wurde übertroffen .

    Es war ein sehr informatives Training! Vielen Dank für die Geduld!!!

    Super Hilfe bei meinen Mac-Problemen! Mir wurde nicht nur alles eingerichtet und meine E-Mail-Probleme gelöst, sondern auch verständlich erklärt, wie ich meinen Mac im Alltag richtig bediene. Sehr geduldig, freundlich und kompetent. Kann ich nur weiterempfehlen!

  • Christoph EmundsPrivatkunde aus Köln
    Google-Bewertung

    „Schnell und unkompliziert bei einem Druckerproblem geholfen“

    Hallo an Alle!

    Heute wurde mir schnell und unkompliziert von Suhail bei einem Druckerproblem geholfen.

    Vielen Dank und weiter so :)

Auf einen Blick

OneDrive und SharePoint: die Fakten

OneDrive ist der persönliche Speicher eines Benutzerkontos, SharePoint die gemeinsame Ablage eines Teams oder der Organisation. Welche Ablage passt, entscheidet sich daran, wem die Dateien gehören, wer sie braucht und wie lange sie unabhängig von einzelnen Personen verfügbar bleiben müssen.

Thema
Dateiablage in Microsoft 365
OneDrive
Persönliche Arbeitsdateien eines Benutzers
SharePoint
Gemeinsame Unternehmens- und Teamdateien
Geeignet für
KMU, Vereine und soziale Einrichtungen mit Microsoft 365
Wichtige Themen
Dateiablage, Berechtigungen, Zusammenarbeit und Mitarbeiterwechsel
Ansprechpartner
Suhail Haschemi, Suhail IT Support
Betreuung
Vor Ort und je nach Aufgabe remote
Belege
17 Google-Bewertungen mit 4,9 von 5 Sternen und Kundenvideos
Häufige Fragen

Häufige Fragen zu OneDrive und SharePoint

Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?

OneDrive ist der persönliche Speicher eines Benutzerkontos und eignet sich für eigene Arbeitsdateien. SharePoint ist die gemeinsame Ablage eines Teams oder der Organisation, mit Berechtigungen pro Bereich. Der Unterschied liegt also weniger in der Technik als in der Zuordnung.

Wann sollte ein Unternehmen OneDrive verwenden?

Wenn eine Datei hauptsächlich einer Person als Arbeitsdatei dient: Entwürfe, eigene Notizen, Zwischenstände oder Unterlagen vor der gemeinsamen Veröffentlichung.

Wann sollte SharePoint verwendet werden?

Wenn Dateien mehreren Personen oder der Organisation selbst gehören: Teamdokumente, Vorlagen, Projektunterlagen und alles, was auch nach einem Personalwechsel verfügbar bleiben muss.

Können OneDrive und SharePoint gemeinsam genutzt werden?

Ja, und das ist der Normalfall. Ein sauberes Microsoft-365-Konzept nutzt beide Dienste für unterschiedliche Aufgaben: persönliche Entwürfe im OneDrive, fertige gemeinsame Unterlagen in SharePoint.

Wo sollten gemeinsame Unternehmensdateien gespeichert werden?

In der Regel in einer gemeinsamen Ablage wie SharePoint, weil sie dort unabhängig von einzelnen Benutzerkonten bleiben. Ausnahmen sind möglich, etwa bei vertraulichen Vorgängen, die bewusst eng begrenzt sein sollen.

Was passiert mit OneDrive, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Vor dem Sperren oder Löschen des Kontos sollte geprüft werden, welche Dateien für das Unternehmen relevant sind, wem sie künftig gehören und ob sie übertragen werden müssen. Liegen die Unterlagen bereits in einer gemeinsamen Ablage, entfällt dieser Schritt weitgehend.

Ist SharePoint nur für große Unternehmen?

Nein. Für kleine Betriebe reichen wenige Bereiche mit klaren Namen völlig aus. Der große Funktionsumfang muss nicht genutzt werden, um von der gemeinsamen Ablage zu profitieren.

Was hat Microsoft Teams mit SharePoint zu tun?

Dateien aus einem Teamkanal werden in der Regel in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert. Teams ist die Oberfläche für die Zusammenarbeit, SharePoint übernimmt im Hintergrund die Ablage.

Können SharePoint-Dateien im Explorer angezeigt werden?

Ja. SharePoint-Bibliotheken lassen sich je nach Einrichtung über den OneDrive-Client synchronisieren und erscheinen dann im Windows Explorer. Dass beide gleich aussehen, bedeutet aber nicht, dass es derselbe Dienst ist.

Wie funktionieren Berechtigungen in SharePoint?

Üblicherweise über Gruppen, die einem Bereich zugeordnet sind, statt über Freigaben einzelner Dateien. Wer zur Gruppe gehört, sieht den Bereich. Das Prinzip lautet: so einfach wie möglich, so differenziert wie nötig.

Ist SharePoint ein Backup?

Microsoft 365 bietet je nach Dienst Versionsstände, Papierkorb und zeitlich begrenzte Wiederherstellung. Das ist nicht dasselbe wie eine geplante Sicherung. Unternehmen sollten festlegen, welche Wiederherstellungsanforderungen sie haben und ob zusätzliche Maßnahmen nötig sind.

Wie sollte eine SharePoint-Struktur aufgebaut sein?

Mit wenigen, verständlich benannten Hauptbereichen, flachen Ordnern, einer zuständigen Person je Bereich und bewusst gesetzten Berechtigungen. Eine Struktur, die für alle Unternehmen passt, gibt es nicht.

Kann eine bestehende Dateiablage nach SharePoint migriert werden?

Ja, aber nicht als reiner Upload. Sinnvoll ist, vorher zu klären, was noch gebraucht wird, was doppelt vorliegt, welche Struktur künftig gelten soll und wer Zugriff braucht. Erst Struktur festlegen, danach Daten verschieben.

Kann ein externer IT-Dienstleister SharePoint einrichten?

Ja. Struktur aufbauen, Bereiche anlegen, Berechtigungen über Gruppen vergeben, Teams zuordnen und bestehende Ablagen umziehen lässt sich extern übernehmen, vieles davon per Fernwartung.

Über den Autor

Wer diesen Ratgeber geschrieben hat

Suhail Haschemi, Inhaber von Suhail IT Support

Suhail Haschemi

Inhaber von Suhail IT Support

Hintergrund

Dualer Student der Wirtschaftsinformatik bei der Deutschen Telekom, davor abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Praxis in E-Commerce und Online-Marketing.

Praxis mit Microsoft 365

Einrichtung und Betreuung von Microsoft 365 für kleine Unternehmen, Vereine und Träger der Jugendhilfe: Benutzer und Berechtigungen, SharePoint-Struktur, Teams, dazu IT-Support und die Digitalisierung wiederkehrender Abläufe.

Kontakt

Ihre Dateien sollen dort liegen, wo Ihr Team sie wiederfindet

Wenn Unterlagen über persönliche OneDrives, lokale Rechner, E-Mails und gemeinsame Ordner verteilt sind, lohnt es sich, zuerst eine klare Struktur festzulegen. Schildern Sie kurz, wie bei Ihnen aktuell abgelegt wird.

Dateiablage besprechen

oder direkt anrufen

+49 176 80340286

Über das Kontaktformular anfragen

  • Antwort direkt von Suhail
  • Erst Struktur, dann Umzug
  • Umfang vorher besprochen
Problem per WhatsApp schildern