Liegen Unternehmensdaten im persönlichen OneDrive?
Prüfen
Häufig sammeln sich dort Angebote, Auswertungen oder Vorlagen, die eigentlich alle brauchen.
Vorgehen
Vor dem Sperren sichten und in die gemeinsame Ablage verschieben.
Ratgeber
IT-Offboarding: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter geht?
Konto, E-Mail, Dateien, Geräte, Lizenzen und gemeinsame Zugänge: Was beim Austritt geprüft und beendet werden sollte, damit nichts offen bleibt und keine Unterlagen verloren gehen.
- Zugänge kontrolliert beenden
- Daten vorher sichern
- Mit Checkliste
- Vor Ort & remote
Lieber anrufen? +49 176 80340286
Echte Kunden erzählen im VideoBüros, Vereine und Einrichtungen
ReihenfolgeErst sichern, dann sperrenLöschen zuletzt
Kurz beantwortet
Was IT-Offboarding bedeutet
Beim IT-Offboarding werden die technischen Zugänge einer ausscheidenden Person kontrolliert beendet. Dazu gehören Benutzerkonto, E-Mail, Microsoft 365, Datei- und Systemzugriffe, Geräte, Lizenzen und gegebenenfalls gemeinsam genutzte Zugangsdaten. Entscheidend ist, dass Zugänge nicht einfach bestehen bleiben und Unternehmensdaten vorher geordnet übergeben werden.
- 1
Erst sichern
Prüfen, welche Unterlagen am Konto und auf dem Gerät hängen, und sie übergeben, bevor irgendetwas entfernt wird.
- 2
Dann sperren
Anmeldung blockieren, Zugriffe und Gruppen entziehen, gemeinsame Zugangsdaten ändern.
- 3
Löschen zuletzt
Ein Konto endgültig zu löschen ist der letzte Schritt, nicht der erste. Vorher muss klar sein, dass nichts mehr gebraucht wird.
Einordnung
Der technische Teil eines Austritts
Während Personal und Führung Übergabe, Resturlaub und Abschied regeln, kümmert sich das IT-Offboarding um alles, was an Technik auf die Person ausgestellt war.
- Benutzerkonto
- Microsoft 365
- E-Mail und Postfach
- Teams
- OneDrive
- SharePoint
- Geräte
- Programme
- Gruppen
- Berechtigungen
- VPN
- externe Dienste
- Passwort-Manager
- Lizenzen
Der einfache Merksatz
Alles, was beim Onboarding eingerichtet wurde, muss beim Offboarding kontrolliert geprüft werden. Wer beim Eintritt notiert hat, was vergeben wurde, hat beim Austritt bereits die Liste.
Das sagen Kunden
Stimmen aus Betrieben und Einrichtungen
4,9 von 5 Sternen bei 17 Bewertungen. Vorne die Organisationen und Geschäftskunden, danach alle weiteren. Wörtlich übernommen, veröffentlicht auf Google.
Auszug aus der Google-BewertungSuhail hat unsere Microsoft-365-Umgebung eingerichtet, Benutzerkonten und Berechtigungen strukturiert und uns bei Outlook, Word, SharePoint, gemeinsamen Dateiablagen, Kalendern sowie Druckern und Scannern unterstützt.
Veröffentlicht auf GoogleMein PC hat vorher überhaupt nicht mehr richtig funktioniert. Suhail hat das Problem gefunden und den Computer erfolgreich repariert. Jetzt läuft endlich wieder alles einwandfrei. Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit.
Veröffentlicht auf GoogleSehr schnelle, unkomplizierte Hilfe. Suhail hat top Fachwissen. Hier bekommt man 1a-Hilfe zum günstigen Preis! Immer wieder gerne!
Veröffentlicht auf GoogleSuper Service, gute Arbeit, nette Leute. Die Jungs haben mir bei der Optimierung meines WLANs mit UniFi geholfen. Seitdem habe ich im ganzen Haus eine stabile WLAN-Verbindung. Gerne wieder!
Veröffentlicht auf GoogleWir hatten Probleme mit unserem WLAN, dem Internet sowie einigen Fragen zu Handy und Computer. Suhail hat sich alles ruhig angeschaut, die Verbindung verbessert und uns Schritt für Schritt erklärt, was gemacht wurde. Sehr empfehlenswert.
Veröffentlicht auf GoogleSeit einigen Monaten hilft mir mein Sohn Suhail bei Problemen mit Computer, Internet und Handy. Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit. Ich fühle mich bei ihm sehr gut aufgehoben. Sehr empfehlenswert.
Der häufigste Reflex
Das Konto nicht sofort löschen
Sperren, prüfen und geordnet übergeben ist in den meisten Fällen sinnvoller als sofortiges Löschen. Am Benutzerkonto hängen oft mehr Dinge, als auf den ersten Blick sichtbar sind.
Was am Konto hängen kann
- E-Mails und Anhänge
- Dateien im OneDrive
- Kalender und Termine
- Gruppenmitgliedschaften
- Freigaben an einzelnen Dokumenten
- Lizenz
- Zugänge zu Fachsoftware
Die bessere Reihenfolge
- Anmeldung sperren, damit niemand mehr hineinkommt
- Prüfen, welche Unterlagen gebraucht werden
- Daten übergeben oder in die gemeinsame Ablage verschieben
- Berechtigungen und Gruppen entfernen
- Lizenz prüfen und erst danach über das Löschen entscheiden
Wie lange ein Konto bestehen bleiben sollte, hängt vom Einzelfall ab und berührt auch organisatorische und rechtliche Fragen. Das lässt sich nicht pauschal festlegen.
Schritt für Schritt
Den Zugang zum Unternehmen beenden
Je nach System sehen die Schritte etwas anders aus. Diese Punkte sollten aber überall geprüft werden.
- Anmeldung blockieren, nicht nur das Passwort ändern
- Aktive Sitzungen prüfen und beenden, falls das System das anbietet
- Hinterlegte Methoden für die Mehrfaktor-Anmeldung durchsehen
- Gerätezugriffe und angemeldete Geräte kontrollieren
- Zugänge zu Systemen außerhalb von Microsoft 365 prüfen
Wie schnell eine Sperre in allen Diensten greift, unterscheidet sich je nach System. Eine Kontrolle am Folgetag ist deshalb sinnvoll.
Prüfpunkte
Microsoft 365 beim Offboarding
Diese Punkte gehören bei jedem Austritt auf die Liste. Das meiste davon lässt sich per Fernwartung erledigen.
- Benutzerkonto prüfen
- Anmeldung sperren
- Gruppenmitgliedschaften durchsehen
- Teams-Zugriffe entfernen
- SharePoint-Berechtigungen prüfen
- OneDrive-Daten sichten
- Postfach organisatorisch klären
- Lizenz prüfen
- Gerätezugriffe kontrollieren
- Hinterlegte MFA-Methoden prüfen
Heikles Thema
Was mit dem Postfach geschehen soll
Hier entscheidet nicht die Technik, sondern eine vorher getroffene Regelung im Unternehmen.
Fragen, die vorher geklärt sein sollten
- Wird das Postfach noch gebraucht?
- Wer benötigt welche geschäftlichen Informationen?
- Soll eine automatische Antwort eingerichtet werden?
- Ist eine Weiterleitung sinnvoll und zulässig?
- Wie lange werden die Daten benötigt?
Wichtig vorab
Der Umgang mit E-Mails ausgeschiedener Mitarbeitender kann datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Fragen berühren. Unternehmen sollten deshalb klare interne Regeln festlegen und bei Bedarf rechtlichen Rat einholen.
Ich richte ein, was Sie entschieden haben, und berate nicht zur Rechtslage. Eine im Voraus festgelegte Regel erspart im Einzelfall die Diskussion.
Vor dem Löschen
Was mit den Dateien passiert
Unternehmensdaten sollten nicht dauerhaft vom Benutzerkonto einer einzelnen Person abhängen. Spätestens beim Austritt zeigt sich, ob das in der Praxis eingehalten wurde.
Liegt etwas nur lokal auf dem Gerät?
Prüfen
Desktop, Downloads und lokale Projektordner werden oft übersehen, weil sie nirgends synchronisiert sind.
Vorgehen
Gerät vor dem Zurücksetzen durchsehen und nur dann löschen, wenn der Datenbedarf geklärt ist.
Sind die Unterlagen schon gemeinsam abgelegt?
Prüfen
Wenn Dokumente in SharePoint oder einem Teambereich liegen, ist dieser Teil bereits erledigt.
Vorgehen
Dann bleibt nur die Frage der Berechtigungen, nicht die der Datenrettung.
Ausführlich erklärt im Ratgeber zu Microsoft 365, Abschnitt OneDrive oder SharePoint.
Berechtigungen
Ein gesperrtes Konto ist gut, eine saubere Rechtestruktur ist besser
Nach dem Sperren bleiben häufig Freigaben bestehen, die niemandem mehr auffallen. Diese vier Punkte decken die üblichen Fälle ab.
Gruppenmitgliedschaften
Darüber laufen in Microsoft 365 die meisten Zugriffe. Wer aus allen Gruppen entfernt ist, verliert damit auch die daran hängenden Rechte.
Direkte Freigaben
Einzeln geteilte Dokumente und Ordner bleiben oft bestehen. Sie lassen sich gezielt durchsehen, wenn man weiß, wo gearbeitet wurde.
Teams und Bereiche
Mitgliedschaften in Teams prüfen, auch in solchen, die kaum genutzt werden.
Sensible Bereiche
Personal, Buchhaltung und Verträge zuerst prüfen. Dort fällt ein übersehener Zugriff am schwersten ins Gewicht.
Echte Kundengeschichten
Kunden erzählen selbst
Sieben Kundinnen und Kunden berichten von ihrem Thema. Die Videos laden erst, wenn Sie sie starten.
PC & Cloud
Wie ich Karveys PC-Probleme lösen konnte
Problem
Karveys PC hatte Hardware-Probleme, startete nicht mehr zuverlässig und der Bildschirm blieb schwarz.
Zudem waren wichtige Daten nur lokal gespeichert.
Lösung
Ich habe die Hardware-Probleme behoben und den PC wieder funktionsfähig gemacht.
Zusätzlich wurde Google Drive eingerichtet, sodass wichtige Dateien automatisch zwischen PC und Cloud synchronisiert werden.
Ergebnis
- PC wieder zuverlässig nutzbar
- Hardware-Probleme behoben
- Automatische Cloud-Synchronisierung
- Wichtige Daten zusätzlich abgesichert
Digitalisierung & WLAN
Wie ich Sonjas digitale Verwaltung & WLAN optimiert habe
Problem
Sonja verwaltet mehrere Immobilien und Ladenlokale. Viele Unterlagen zu Mietverhältnissen und Betriebskosten lagen noch auf Papier oder unübersichtlich gespeichert.
Zusätzlich war die WLAN-Abdeckung im Haus nicht überall zuverlässig, besonders über mehrere Etagen und durch massive Wände.
Lösung
Ich habe eine klare digitale Ordnerstruktur aufgebaut, die Unterlagen als PDF digitalisiert und nach Immobilie, Jahr und Dokumentenart organisiert, optimiert für Mac, iPad und Cloud.
Das WLAN wurde analysiert und mit einem per LAN angebundenen Speed Home WLAN in den schwach versorgten Bereichen verbessert.
Ergebnis
- Stabilere Verbindung über mehrere Etagen
- Weniger Papierchaos und Verwaltungsaufwand
- Dokumente schneller auffindbar
- Klare und einheitliche Ordnerstruktur
Drucker & Organisation
Wie Michael Ordnung in Technik und Unterlagen brachte
Problem
Michael brauchte regelmäßig Unterstützung bei seiner Nebenkostenabrechnung und bei technischen Problemen im Alltag.
Dazu kamen Schwierigkeiten mit dem Drucker und der Einrichtung von Geräten, das kostete Zeit und Nerven.
Lösung
Vor Ort wurde die Nebenkostenabrechnung gemeinsam erstellt und strukturiert aufbereitet.
IT-Probleme wurden behoben, Geräte eingerichtet und ein passender Drucker beschafft und betriebsbereit gemacht.
Ergebnis
- Nebenkostenabrechnung erfolgreich erstellt
- Drucker angeschafft und eingerichtet
- Technische Probleme gelöst
- Persönlicher Ansprechpartner bei IT-Fragen
WLAN & Computer
Wie Petra ihre WLAN- und PC-Probleme lösen konnte
Problem
Petra hatte wiederholt Probleme mit der Internetverbindung und ihrem WLAN.
Zusätzlich gab es technische Schwierigkeiten am PC, alltägliche Aufgaben wurden unnötig kompliziert und kosteten viel Zeit.
Lösung
Vor Ort wurden WLAN und Netzwerkverbindung überprüft und optimiert.
Die PC-Probleme wurden analysiert und behoben, damit wieder stabil und zuverlässig gearbeitet werden kann.
Ergebnis
- Stabilere Internetverbindung
- WLAN optimiert
- PC-Probleme behoben
- Mehr Ruhe im Alltag
UniFi-Netzwerk
Wie Alex seine WLAN-Probleme lösen konnte
Problem
Alex hatte in seinem Haus immer wieder instabiles WLAN und schlechten Empfang auf mehreren Etagen sowie im Garten.
Die vorhandenen Repeater reichten für die vielen Smart-Home- und Netzwerkgeräte nicht mehr aus.
Lösung
Die alte WLAN-Lösung wurde durch ein professionelles UniFi-System ersetzt.
Dafür wurden Access Points installiert, per LAN angebunden und das gesamte Netzwerk eingerichtet und optimiert.
Ergebnis
- Stabileres WLAN im ganzen Haus
- Bessere Abdeckung auf allen Etagen
- Zuverlässigere Verbindung für Smart-Home-Geräte
- Zukunftssichere UniFi-Lösung
WLAN & PasswörterKerpen
Wie Rolf und Claudia WLAN und Passwörter in den Griff bekamen
Problem
Rolf und Claudia hatten Probleme mit WLAN, Handy und Computer. Die Verbindung war oft schwach oder instabil.
Viele Passwörter lagen unübersichtlich herum, Anmeldungen bei E-Mail, Webseiten und Programmen wurden immer wieder schwierig.
Lösung
Vor Ort wurde das WLAN geprüft und mit einem WLAN-Verstärker stabiler gemacht.
Die Passwörter wurden sicher geordnet und mit Bitwarden in einem digitalen Passwort-Safe gespeichert.
Ergebnis
- WLAN-Verbindung verbessert
- WLAN-Verstärker eingerichtet
- Handy- und Computerprobleme gelöst
- Passwörter sicher geordnet
WebsiteHürth
Wie Dietmar seine Website-Probleme endlich lösen konnte
Problem
Dietmar hatte schon länger Probleme mit seiner Internetseite, kleinere Änderungen und technische Fehler, bei denen ihm niemand richtig helfen wollte oder konnte.
Viele Anbieter hatten dafür keine Zeit, weil solche kleinen Aufgaben für sie nicht interessant genug sind.
Lösung
Nach einem kurzen Gespräch wurden die gewünschten Änderungen aufgenommen.
Die Probleme wurden zeitnah geprüft, angepasst und behoben. Schon nach kurzer Zeit funktionierte alles wie gewünscht.
Ergebnis
- Website-Probleme behoben
- Änderungen schnell umgesetzt
- Unkomplizierte Zusammenarbeit
- Website wieder sorgenfrei nutzbar
Videos werden erst nach Klick geladen. Dabei wird eine Verbindung zu YouTube (erweiterter Datenschutzmodus) hergestellt.
Videos laden erst nach Klick. Problem, Lösung und Ergebnis stehen jeweils daneben als Text.
Ähnliches Problem schildernHardware
Geräte zurücknehmen und richtig prüfen
Zur Rückgabe gehört mehr als das Einsammeln. Vor dem Zurücksetzen sollte klar sein, ob noch Daten darauf liegen.
Typische Geräte und Gegenstände
- Laptop oder PC
- Smartphone
- Tablet
- Headset und Zubehör
- Schlüssel
- Zugangskarten
- Hardware-Token
- Externe Festplatten und Sticks
Was beim Gerät zu prüfen ist
- Gehört das Gerät dem Unternehmen?
- Liegen lokal noch benötigte Daten darauf?
- Welche Benutzerprofile sind angelegt?
- Welche Software und Lizenzen sind installiert?
- Sind Unternehmenszugänge gespeichert?
- In welchem Zustand ist das Gerät?
- Ist die Rückgabe im Inventar vermerkt?
Erst nach dieser Prüfung zurücksetzen. Ein zu früh gelöschtes Gerät ist der häufigste vermeidbare Datenverlust beim Austritt.
Oft vergessen
Gemeinsam genutzte Zugänge prüfen und ändern
Wenn die Person Zugangsdaten kannte, die mehrere nutzen, endet der Zugriff nicht mit dem Sperren ihres Kontos.
Typische gemeinsame Zugänge
- Router und Netzwerkgeräte
- Social-Media-Konten
- Website und Hosting
- Externe Portale
- Gemeinsam genutzte Software
- Sammelpostfächer
Was dauerhaft hilft
- Persönliche Konten bevorzugen, wo immer es geht
- Passwort-Manager statt Tabelle oder Chat
- Gemeinsame Zugangsdaten nur dort, wo es technisch nicht anders geht
- Diese dann dokumentieren und beim Austritt ändern
Der blinde Fleck
Microsoft 365 ist nicht das einzige System
Ein vollständiges Offboarding umfasst nicht nur das Windows- oder Microsoft-Konto. In den meisten Betrieben gibt es weitere Dienste, die eigene Benutzer führen.
- CRM
- Buchhaltung
- Zeiterfassung
- Website und Redaktionssystem
- Hosting
- Cloud-Dienste
- Projektmanagement
- Social Media
- Softwareportale
- VPN
- Fachsoftware
Hilfreich ist eine schlichte Liste aller Dienste, in denen überhaupt Benutzer angelegt werden. Einmal erstellt, lässt sie sich bei jedem Austritt abarbeiten.
Kosten
Lizenzen prüfen, aber erst nach der Übergabe
Nicht mehr benötigte Lizenzen kosten weiter. Sie zu früh zu entziehen, kann allerdings den Zugriff auf Daten erschweren.
Was zu prüfen ist
- Microsoft-365-Lizenz
- Fachsoftware und Zusatzmodule
- Cloud-Dienste mit Benutzerabrechnung
- Kostenpflichtige Einzelkonten
Reihenfolge beachten
Erst prüfen, ob Daten oder Funktionen noch gebraucht werden, dann die Lizenz freigeben oder neu zuordnen. Eine automatische Löschung nach Zeitplan ist riskant, wenn niemand vorher hingeschaut hat.
Aus der Praxis
Sieben Fehler, die immer wieder vorkommen
Keiner davon ist dramatisch, solange er auffällt. Problematisch wird es, wenn niemand nachsieht.
Das Konto bleibt monatelang aktiv
Problem
Der Zugriff besteht weiter, obwohl die Person längst nicht mehr im Unternehmen ist.
Besser
Sperren am Austrittstag, auch wenn die weitere Klärung noch dauert.
Der Benutzer wird sofort gelöscht
Problem
Unterlagen, E-Mails oder Freigaben fehlen danach, und die Wiederherstellung ist je nach System aufwendig oder nicht mehr möglich.
Besser
Sperren, prüfen, übergeben, erst danach über das Löschen entscheiden.
Niemand sieht ins OneDrive
Problem
Unternehmensdateien hängen am persönlichen Konto und verschwinden mit ihm.
Besser
Vor dem Sperren sichten und Relevantes in die gemeinsame Ablage verschieben.
Gemeinsame Passwörter bleiben unverändert
Problem
Die Zugangsdaten sind weiterhin bekannt, auch nach dem Austritt.
Besser
Betroffene Zugänge auflisten und die Passwörter ändern.
Nur Microsoft 365 wird geprüft
Problem
CRM, Buchhaltung, Hosting oder Fachsoftware werden übersehen.
Besser
Eine Liste aller Systeme mit Benutzerkonten führen und abarbeiten.
Der Laptop geht ungeprüft an die nächste Person
Problem
Alte Benutzerprofile, gespeicherte Zugänge oder Daten bleiben auf dem Gerät.
Besser
Daten sichern, Gerät neu aufsetzen, dann übergeben.
Der Austritt wird nicht dokumentiert
Problem
Später ist nicht nachvollziehbar, welche Zugänge entfernt und welche Geräte zurückgegeben wurden.
Besser
Eine Zeile pro Austritt mit Datum, Konto, Gerät und Verantwortlichem genügt.
Der Ablauf
IT-Offboarding in zehn Schritten
Einmal festgelegt, läuft der Ablauf bei jedem Austritt gleich und niemand muss im Einzelfall überlegen.
- 1
Austritt und Übergaben klären
Datum, offene Aufgaben und wer welche Unterlagen übernimmt.
- 2
Systeme und Zugänge erfassen
Welche Konten gibt es, in Microsoft 365 und darüber hinaus?
- 3
Unternehmensdaten sichern
OneDrive, lokale Ordner und Postfach sichten, Relevantes übergeben.
- 4
Zugänge sperren
Anmeldung blockieren, Sitzungen beenden, Gerätezugriffe prüfen.
- 5
Berechtigungen prüfen
Gruppen, Teams und einzelne Freigaben durchsehen.
- 6
Geräte zurücknehmen
Prüfen, dokumentieren, erst danach zurücksetzen.
- 7
Lizenzen prüfen
Freigeben oder neu zuordnen, nachdem die Daten geklärt sind.
- 8
Gemeinsame Zugangsdaten ändern
Alle Dienste, deren Passwort die Person kannte.
- 9
Dokumentieren
Was wurde entfernt, was zurückgegeben, wer hat es gemacht.
- 10
Nachkontrolle
Ein paar Tage später noch einmal prüfen, ob wirklich alles geschlossen ist.
Zum Abhaken
IT-Offboarding-Checkliste
Sechzehn Punkte, die bei jedem Austritt durchgegangen werden sollten.
- Austrittsdatum bekannt und Übergaben geklärt
- Microsoft-365-Konto geprüft
- Anmeldung gesperrt
- Umgang mit dem Postfach festgelegt
- OneDrive-Daten gesichtet und übergeben
- SharePoint-Zugriffe entfernt
- Teams und Gruppen geprüft
- Externe Systeme geprüft
- VPN-Zugänge geprüft
- Laptop oder PC zurückgegeben
- Smartphone, Tablet und Zubehör geprüft
- Gemeinsame Passwörter geändert
- Lizenzen geprüft
- Unternehmensdaten übergeben
- Geräte im Inventar vermerkt
- Abschluss dokumentiert
Zusammenhang
Ein gutes Offboarding beginnt beim Onboarding
Wer beim Eintritt notiert, was vergeben wurde, muss beim Austritt nichts zusammensuchen.
Beim Eintritt festgehalten
- Welches Gerät
- Welche Lizenz
- Welche Gruppen
- Welche Anwendungen
- Welche Rechte
Beim Austritt abgearbeitet
Dieselbe Liste wird einmal von oben nach unten durchgegangen. Was vergeben wurde, wird entzogen, was ausgegeben wurde, kommt zurück.
Besonderheit
Vereine, Träger und soziale Einrichtungen
Dort wechseln Menschen häufiger, arbeiten in Teilzeit oder an mehreren Standorten. Umso wichtiger ist ein fester Ablauf.
Warum es dort anspruchsvoller ist
- Häufigere Wechsel, auch bei Aushilfen und Ehrenamtlichen
- Mehrere Einrichtungen mit eigenen Zugriffen
- Gemeinsam genutzte Fachsoftware
- Rollen, die sich zwischendurch ändern
Was dort hilft
Eine gemeinsame Übersicht über Konten, Geräte und Einrichtungen, dazu eine benannte Person, die Zugänge anlegt und wieder schließt. Dann bleibt der Austritt eine Routine statt einer Suche.
Zuständigkeit
Wer das Offboarding übernehmen sollte
Möglich sind eine interne IT, eine benannte Person oder ein externer Dienstleister. Entscheidend ist, dass es überhaupt jemand macht.
Intern
Funktioniert, wenn jemand die Systeme kennt und die Zeit dafür eingeplant ist. In kleinen Teams bleibt es sonst liegen, weil es im Alltag nie dringend wirkt.
Extern sinnvoll bei
- keiner eigenen IT-Abteilung
- extern betreutem Microsoft 365
- vielen Systemen mit eigenen Benutzern
- häufigeren Wechseln
- mehreren Einrichtungen oder Standorten
- fehlendem Überblick über bestehende Zugänge
Nachvollziehbarkeit
Was festgehalten werden sollte
Eine Zeile pro Austritt genügt. Sie beantwortet später die Frage, ob wirklich alles geschlossen wurde.
- Name und Rolle
- Austrittsdatum
- Benutzerkonto und Status
- Zurückgegebene Geräte
- Lizenz und was damit geschehen ist
- Entfernte Gruppen und Berechtigungen
- Geprüfte externe Systeme
- Datum der Durchführung und verantwortliche Person
Passwörter gehören nicht in diese Übersicht, sondern in einen Passwort-Manager.
Aus einem echten Projekt
Benutzer und Berechtigungen nachvollziehbar machen
Das Beispiel stammt von einem Kunden, der seine Bewertung öffentlich bei Google hinterlassen hat. Das Ergebnis ist wörtlich zitiert.
ZeitRaum Jugendhilfe e.V.
Maik Tasche, Geschäftsführer
- Problem
- Eine gewachsene IT, in der Benutzerkonten, Berechtigungen und Ablagen nicht durchgängig nachvollziehbar waren. Bei Wechseln im Team fehlte die Übersicht, wer worauf zugreift.
- Aufgabe
- Microsoft 365 so aufsetzen, dass Konten und Rechte klar zugeordnet sind, und dabei die Kosten im Blick behalten.
- Umsetzung
- Microsoft 365 eingerichtet, Benutzer und Berechtigungen strukturiert, Ablagen sortiert und geprüft, welche Lizenzen für gemeinnützige Organisationen in Frage kommen.
- Ergebnis, wörtlich aus der Google-Bewertung
- „Er hat geprüft, welche kostenlosen oder vergünstigten Lösungen für uns möglich sind und uns dadurch geholfen, laufende Kosten zu reduzieren.“
- Passende Leistung
- Microsoft 365, IT für Jugendhilfe und weitere Referenzen
Alle Bewertungen
Alle 17 Bewertungen im Original
Wörtlich übernommen, nichts umformuliert.
Bewertungen auf Google
Organisationen, Geschäfts- und Privatkunden
RolfPrivatkunde aus Kerpen „Die Zusammenarbeit war sehr angenehm, verständlich und zuverlässig.“
Wir hatten Probleme mit unserem WLAN, dem Internet sowie einigen Fragen zu Handy und Computer.
Suhail hat sich alles ruhig angeschaut, die Verbindung verbessert und uns Schritt für Schritt erklärt, was gemacht wurde.
Besonders geholfen hat uns, dass unsere Passwörter jetzt sicher und ordentlich gespeichert sind. Dadurch finden wir alles schneller wieder und fühlen uns deutlich sicherer.
Sehr empfehlenswert.
ClaudiaPrivatkundin aus Kerpen „Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit.“
Seit einigen Monaten hilft mir mein Sohn Suhail bei Problemen mit Computer, Internet und Handy.
Er erklärt alles ruhig, verständlich und nimmt sich immer Zeit. Ich fühle mich bei ihm sehr gut aufgehoben. Sehr empfehlenswert.
Dietmar BreuerPrivatkunde aus Hürth „Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe.“
Sehr schnelle, unkomplizierte Hilfe. Suhail hat top Fachwissen. Hier bekommt man 1a-Hilfe zum günstigen Preis! Immer wieder gerne!
„Ich hatte einige Probleme mit meiner Website und kam selbst nicht mehr weiter. Die Probleme wurden schnell behoben und jetzt funktioniert wieder alles einwandfrei. Ich kann meine Website wieder problemlos nutzen und bearbeiten. Vielen Dank für die schnelle Hilfe!“
Alex ZockPrivatkunde aus Oberhausen „Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Gerne wieder!“
Super Service, gute Arbeit, nette Leute. Die Jungs haben mir bei der Optimierung meines WLANs mit UniFi geholfen.
Seitdem habe ich im ganzen Haus eine stabile WLAN-Verbindung. Gerne wieder!
Kaveh AhmadzadehBetreuungsbüro aus Köln „Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit.“
Ich bin mit dem Service von Suhail IT Support Köln sehr zufrieden. Mein PC hat vorher überhaupt nicht mehr richtig funktioniert. Suhail hat das Problem gefunden und den Computer erfolgreich repariert. Jetzt läuft endlich wieder alles einwandfrei.
Man merkt sofort, dass er sich sowohl mit Hardware als auch mit Software sehr gut auskennt. Sehr kompetent, zuverlässig und hilfsbereit. Ich kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen.
Petra GeißlerPrivatkundin aus Köln „Ich kann mir eine Beratung und Hilfe nicht besser vorstellen!“
Ich benötigte schon öfter die sofortige Hilfe für meine Arbeit. Mir wurde alles so erklärt, dass ich die Programme alleine bearbeiten konnte.
Jetzt aktuell habe ich ständig Probleme mit meinem neuen Computer, die mit Hilfe von Suhail sofort und verständlich gelöst wurden.
Ich kann mir eine Beratung und Hilfe nicht besser vorstellen.
Maik TascheGeschäftsführer, ZeitRaum Jugendhilfe „Absolute Empfehlung für Suhail IT Support“
Absolute Empfehlung für Suhail IT Support im Raum Köln, Hürth und Umgebung!
Wir haben für unseren Verein ZeitRaum Jugendhilfe e.V. Unterstützung bei der Digitalisierung und Neuorganisation unserer IT benötigt und sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden.
Suhail hat unsere Microsoft-365-Umgebung eingerichtet, Benutzerkonten und Berechtigungen strukturiert und uns bei Outlook, Word, SharePoint, gemeinsamen Dateiablagen, Kalendern sowie Druckern und Scannern unterstützt. Auch bei Fragen zu Arbeitsplätzen, Geräten und verschiedenen IT-Prozessen konnten wir uns jederzeit an ihn wenden.
Besonders hilfreich war seine Erfahrung mit Microsoft 365 für Nonprofit-Organisationen. Er hat geprüft, welche kostenlosen oder vergünstigten Lösungen für uns möglich sind und uns dadurch geholfen, laufende Kosten zu reduzieren.
Was ihn besonders auszeichnet, ist die Kombination aus IT-Know-how, unternehmerischem Denken und einem sehr guten Verständnis für KI und Automatisierung. Er schaut nicht nur, wie man ein technisches Problem löst, sondern auch, wie man Abläufe langfristig einfacher, effizienter und günstiger gestalten kann. Dabei geht es immer darum, Zeit, Geld und Nerven zu sparen.
Er denkt sich schnell in bestehende Prozesse hinein und schlägt Lösungen vor, die auch wirtschaftlich Sinn ergeben. Man hat nicht das Gefühl, dass einem unnötige Software oder teure Technik verkauft werden soll.
Auch für Unternehmen, Vereine oder Selbstständige, die keine eigene IT-Abteilung haben und eine laufende IT-Betreuung benötigen, ist Suhail IT Support aus unserer Sicht eine sehr gute Anlaufstelle. Egal ob Microsoft 365, Benutzerverwaltung, IT-Support, Druckerprobleme, Netzwerk, Digitalisierung, KI, Automatisierung oder allgemeine technische Fragen: Man hat einen festen Ansprechpartner, der sich kümmert und die eigene IT mit der Zeit immer besser kennt.
Gerade eine solche laufende IT-Betreuung ist für kleinere Organisationen sehr wertvoll, weil Probleme schneller gelöst werden können und man sich nicht bei jedem neuen Thema wieder einen anderen Dienstleister suchen muss.
Suhail arbeitet zuverlässig, lösungsorientiert und erklärt technische Themen verständlich. Auch bei kurzfristigen Fragen versucht er schnell eine passende Lösung zu finden.
Wir können ihn daher besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen, Vereinen, sozialen Einrichtungen, Kanzleien, Praxen und Selbstständigen im Raum Köln, Hürth, Bonn und Umgebung empfehlen, die einen persönlichen IT-Dienstleister oder eine langfristige IT-Betreuung suchen.
Wir werden auch zukünftig gerne mit Suhail IT Support zusammenarbeiten.
Klare 5 Sterne und eine uneingeschränkte Weiterempfehlung.
Ute RynarzewskiCEO, CLARA VIA „Besonders schätze ich seine Kompetenz!“
Herr Haschemi unterstützt mich nunmehr seit über einem Jahr und war in dieser Zeit stets ein zuverlässiger Ansprechpartner. Bei technischen Herausforderungen hat er schnell reagiert und immer passende Lösungen gefunden.
Darüber hinaus hat er für mich Landingpages, meine Web-Seite sowie Flyer und Visitenkarten erstellt und meine Wünsche stets entsprechend umgesetzt.
Besonders schätze ich seine Kompetenz, seine Geduld und seine lösungsorientierte Arbeitsweise.
Heely NuriVersicherungsmaklerin, Allianz-Agentur in Köln „Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden!“
Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden! Er hat wirklich super Arbeit geleistet und ich habe mich rundum bestens aufgehoben gefühlt. Alles wurde zuverlässig, professionell und zu meiner vollsten Zufriedenheit erledigt.
Ich kann Suhail wirklich blind weiterempfehlen und würde mich jederzeit wieder an ihn wenden. Vielen Dank für den großartigen Service und die tolle Arbeit!
Sonja Wolff-KattwinkelImmobilienmaklerin aus Köln „Sehr guter und zuverlässiger IT-Support!“
Sehr guter und zuverlässiger IT-Support! Sehr kompetent, geduldig und hilfsbereit bei allen Fragen. Nimmt sich Zeit und erklärt alles verständlich. Absolut empfehlenswert!
Christine FischerPrivatkundin aus Köln „Absolute Empfehlung für Suhail!“
Absolute Empfehlung für Suhail! Er hat meinen HP-Drucker schnell wieder eingerichtet und alle Probleme zuverlässig behoben. Außerdem kennt er sich bestens mit Laptops, Handys, Fernsehern und allgemeinem IT-Support aus.
Er arbeitet sehr professionell, erklärt alles verständlich und nimmt sich Zeit für seine Kunden. Wer einen kompetenten IT-Service in Köln sucht, ist bei Suhail genau richtig.
Ich werde ihn jederzeit wieder beauftragen und kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen. Vielen Dank für die tolle Hilfe!
Wolfgang HeistersPrivatkunde aus Köln „Top Mann! Kann ich nur empfehlen!!“
Ich bin mit dem Service von Suhail mehr als zufrieden. Er hat meinen Canon Drucker schnell und professionell eingerichtet, die Verbindung zur FRITZBOX hergestellt und alle zuverlässig behoben.
Außerdem hat er sich viel Zeit genommen, alles verständlich erklärt. Top Mann! Kann ich nur empfehlen!!
Michael LuhrImmobilienverwalter aus Köln „Man merkt sofort, dass er Erfahrung hat und gerne Menschen hilft.“
Suhail hat mir bereits bei vielen technischen und organisatorischen Themen geholfen. Ob Computerprobleme, Internet, Drucker einrichten oder Unterstützung bei der Nebenkostenabrechnung, er war immer zuverlässig, geduldig und lösungsorientiert.
Besonders schätze ich seine freundliche Art und dass er alles verständlich erklärt. Man merkt sofort, dass er Erfahrung hat und gerne Menschen hilft.
Sehr kommunikativ, professionell und menschlich einfach ein super Typ.
Klare Empfehlung!
Erwin WolfPrivatkunde aus Köln „Besonders für ältere Menschen ist sein IT-Support sehr zu empfehlen“
Sehr guter und zuverlässiger IT-Support. Suhail hat bei uns die Telefonanlage mit der FRITZ!Box eingerichtet, die Telefone verbunden und alles vollständig eingerichtet. Zusätzlich hat er uns beim Drucker, Computer und Smartphone geholfen und alles verständlich und geduldig erklärt.
Besonders für ältere Menschen ist sein IT-Support sehr zu empfehlen. Freundlich, zuverlässig und kompetent. Bei weiteren technischen Problemen werden wir uns gerne wieder an Suhail IT Support Köln wenden. Klare Empfehlung!
RenatePrivatkundin aus Köln „Man merkt, dass er Ahnung hat und gerne hilft“
Suhail hat mir schon oft bei Technikproblemen geholfen. Ob Internet, Computer, Handy oder Drucker einrichten, er findet immer eine Lösung und erklärt alles verständlich.
Besonders gut finde ich seine ruhige Art und dass er sich wirklich Zeit nimmt.
Man merkt, dass er Ahnung hat und gerne hilft.
Klare Empfehlung!
Simone JägerPrivatkundin aus Köln „Meine Erwartung wurde übertroffen“
Meine Erwartung wurde übertroffen .
Es war ein sehr informatives Training! Vielen Dank für die Geduld!!!
Super Hilfe bei meinen Mac-Problemen! Mir wurde nicht nur alles eingerichtet und meine E-Mail-Probleme gelöst, sondern auch verständlich erklärt, wie ich meinen Mac im Alltag richtig bediene. Sehr geduldig, freundlich und kompetent. Kann ich nur weiterempfehlen!
Christoph EmundsPrivatkunde aus Köln „Schnell und unkompliziert bei einem Druckerproblem geholfen“
Hallo an Alle!
Heute wurde mir schnell und unkompliziert von Suhail bei einem Druckerproblem geholfen.
Vielen Dank und weiter so :)
Auf einen Blick
IT-Offboarding: die Fakten
Beim IT-Offboarding werden Benutzerkonto, E-Mail, Microsoft 365, Datei- und Systemzugriffe, Geräte und Lizenzen einer ausscheidenden Person kontrolliert beendet. Unternehmensdaten sollten vorher gesichert und übergeben werden, das endgültige Löschen eines Kontos steht am Ende und nicht am Anfang.
- Thema
- IT-Offboarding von Mitarbeitenden
- Geeignet für
- Kleine Unternehmen, Vereine und soziale Einrichtungen
- Typische Aufgaben
- Benutzer sperren, Zugriffe entfernen, Daten übertragen, Geräte zurücknehmen und Lizenzen prüfen
- Wichtig
- Konten und Daten vor dem endgültigen Löschen prüfen
- Anbieter
- Suhail IT Support, Hürth bei Köln
- Ansprechpartner
- Suhail Haschemi
- Betreuung
- Vor Ort und je nach Aufgabe remote
- Belege
- 17 Google-Bewertungen mit 4,9 von 5 Sternen und Kundenvideos
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum IT-Offboarding
Was ist IT-Offboarding?
IT-Offboarding ist der technische Teil eines Austritts. Zugänge, Konten, Geräte und Lizenzen einer ausscheidenden Person werden kontrolliert beendet, nachdem die Unternehmensdaten gesichert und übergeben wurden.
Was muss passieren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Unternehmensdaten sichern und übergeben, Anmeldung sperren, Berechtigungen und Gruppen entfernen, Geräte zurücknehmen, Lizenzen prüfen, gemeinsam genutzte Passwörter ändern und den Vorgang dokumentieren.
Wann sollte das Benutzerkonto gesperrt werden?
In der Regel am Austrittstag, auch wenn die weitere Klärung noch dauert. Sperren ist dabei etwas anderes als Löschen: Der Zugriff endet, die Daten bleiben vorerst erhalten.
Sollte ein Microsoft-365-Benutzer sofort gelöscht werden?
Meist nicht. Am Konto hängen E-Mails, Dateien, Kalender, Gruppen und Freigaben. Sinnvoller ist, zuerst zu sperren, die Inhalte zu prüfen und zu übergeben und erst danach über das Löschen zu entscheiden.
Was passiert mit dem E-Mail-Postfach?
Das sollte vorab geregelt sein: ob das Postfach noch gebraucht wird, wer geschäftliche Informationen benötigt und ob eine automatische Antwort oder Weiterleitung eingerichtet wird. Der Umgang mit E-Mails ausgeschiedener Mitarbeitender kann datenschutz- und arbeitsrechtliche Fragen berühren, hier sollte das Unternehmen klare interne Regeln festlegen und bei Bedarf rechtlichen Rat einholen.
Was passiert mit OneDrive-Daten?
Vor dem Sperren prüfen, ob dort Unternehmensdaten liegen, und diese in die gemeinsame Ablage verschieben oder an die zuständige Person übergeben. Unternehmensdaten sollten nicht dauerhaft am Konto einer einzelnen Person hängen.
Was passiert mit SharePoint-Zugriffen?
Gruppenmitgliedschaften, Teamzugehörigkeiten und einzeln erteilte Freigaben werden durchgesehen und entfernt. Besonders bei sensiblen Bereichen wie Personal oder Buchhaltung lohnt die Kontrolle.
Was passiert mit Microsoft-365-Lizenzen?
Sie werden geprüft und entweder freigegeben oder einer anderen Person zugeordnet. Wichtig ist die Reihenfolge: erst klären, ob Daten oder Funktionen noch gebraucht werden, danach die Lizenz anfassen.
Welche Geräte müssen zurückgegeben werden?
Alles, was dem Unternehmen gehört: Laptop oder PC, Smartphone, Tablet, Headset und Zubehör, dazu Schlüssel, Zugangskarten, Token sowie externe Festplatten und Sticks. Vor dem Zurücksetzen prüfen, ob lokal noch benötigte Daten vorhanden sind.
Was passiert mit gemeinsamen Passwörtern?
Alle Zugänge, deren Zugangsdaten die Person kannte, sollten geändert werden, etwa Router, Website, Hosting, Social Media oder gemeinsam genutzte Software. Dauerhaft helfen persönliche Konten und ein Passwort-Manager.
Welche externen Systeme müssen geprüft werden?
Alles außerhalb von Microsoft 365, in dem Benutzer angelegt sind: CRM, Buchhaltung, Zeiterfassung, Website, Hosting, Cloud-Dienste, Projektmanagement, Social Media, VPN und Fachsoftware.
Wer sollte das IT-Offboarding durchführen?
Eine interne IT, eine benannte verantwortliche Person oder ein externer Dienstleister. Entscheidend ist, dass die Zuständigkeit festgelegt ist und der Ablauf bei jedem Austritt gleich durchlaufen wird.
Was sollte dokumentiert werden?
Name und Rolle, Austrittsdatum, Benutzerkonto und dessen Status, zurückgegebene Geräte, Lizenz, entfernte Gruppen und Berechtigungen, geprüfte externe Systeme sowie Datum und verantwortliche Person. Passwörter gehören in einen Passwort-Manager, nicht in diese Übersicht.
Kann ein IT-Dienstleister das Offboarding übernehmen?
Ja. Konto sperren, Berechtigungen entfernen, Daten übergeben, Lizenzen prüfen und die Dokumentation lassen sich extern erledigen, vieles davon per Fernwartung. Für die Rücknahme und Prüfung von Geräten ist ein Termin vor Ort sinnvoll.
Über den Autor
Wer diesen Ratgeber geschrieben hat
Suhail Haschemi
Inhaber von Suhail IT Support
Hintergrund
Dualer Student der Wirtschaftsinformatik bei der Deutschen Telekom, davor abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Praxis in E-Commerce und Online-Marketing.
Praxis
Benutzerverwaltung und Microsoft 365 für kleine Unternehmen, Vereine und Träger der Jugendhilfe, dazu IT-Support, Netzwerke und die Digitalisierung wiederkehrender Abläufe.
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Der Mitarbeiter geht, die Zugänge dürfen nicht bleiben
Wenn Benutzerkonten, Geräte und Zugriffsrechte bei jedem Austritt neu zusammengesucht werden müssen, lohnt sich ein festgelegter Ablauf. Schildern Sie kurz, welche Systeme bei Ihnen im Einsatz sind.
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